Hoe een Vision & Scope-document te schrijven

Visie- en scopedocumenten bepalen wat uw klant of bedrijf voor ogen heeft en beschrijven ook het werkproces dat nodig is om die visie te bereiken. Ondernemers profiteren bijvoorbeeld van het schrijven van een visie en een werkdocument om hun zakelijke ideeën te definiëren en een lijst op te stellen hoe ze deze in de praktijk kunnen brengen. Projectmanagers gebruiken een dergelijk document om het verwachte resultaat van het project te identificeren en om de methoden en activiteiten uiteen te zetten die nodig zijn om dat resultaat te bereiken.

Vision vs. Scope

Visie en reikwijdte zijn twee verschillende dingen. Een visie- en scope document begint met de visiesectie waarin de taak wordt beschreven. Zodra de visie duidelijk is, schetst het scopedeel van het document een stappenplan met belangrijke projectfasen en details van de uit te voeren activiteiten en de te gebruiken methoden. Wanneer u uw visie verduidelijkt, is het creëren van een efficiënte en effectieve routekaart veel gemakkelijker.

Visie

Het visiedeel van uw document is vaak moeilijk te schrijven omdat visie een concept is, geen ding. De visie is de oplossing die uw klant wil dat u levert. In uw eigen bedrijf is uw visie wat het bedrijf in de toekomst zal zijn. Schrijf geen doelen op in plaats van visie. Doelen zijn benchmarks voor de korte termijn. Visie is op de lange termijn en wordt bereikt door onderweg je doelen te bereiken. Ontwikkel de visie door te vragen waarom de klant contact met u heeft opgenomen, waarom het project is gemaakt of waarom het bedrijf bestaat. Beantwoord vervolgens wat de klant wil, wat het project hoopt te creëren of wat het bedrijf doet. Beschrijf de visie verder door te onderzoeken wanneer, waar en hoe betrokken in de visie.

Reikwijdte van het werk

De reikwijdte van werk geeft aan hoe u de visie of taak waar u aan toe bent zal bereiken. Begin met een opsomming van de deliverables en de gewenste leverdatum. Bepaal benchmarks op een tijdlijn die de voortgang naar de betreffende taak of visie aangeeft. Identificeer de verantwoordelijkheden die de klant of het bedrijf heeft bij het verstrekken van informatie en de verantwoordelijkheden die uw projectteam heeft bij het rapporteren van de voortgang. Bepaal eventuele specifieke vereisten, zoals type apparatuur of specifieke leveranciers. Tenslotte, wijs taken toe aan projectteamleden.

Documentstijl

Gebruik koppen op het hoogste niveau voor de secties Visie en Scope en gebruik secundaire koppen voor verschillende onderwerpen binnen elke sectie. Zet de details in een lijst met opsommingstekens onder elk onderwerp. Gebruik waar nodig grafieken, tabellen en tijdlijnen om punten te verduidelijken. Een goed visie- en scope-document is gemakkelijk te begrijpen, snel te lezen en kan tijdens het project als een checklist worden gebruikt. Geef uw document een professionele uitstraling met een voorblad met de titel van het project, de datum van het document, een lijst met mensen die verantwoordelijk zijn voor het project en een lijst met mensen die gemachtigd zijn om het document te ontvangen. Als het langer is dan een paar pagina's, neemt u een inhoudsopgave op. De tijd nemen om uw document te plannen - met name in termen van het definiëren van de visie - en voldoende aandacht te geven aan details levert een indrukwekkender en nuttiger document op.