Een managementmemo schrijven

Bedrijven gebruiken managementmemo's om informatie aan meerdere mensen te verspreiden. Dergelijke memo's bevatten bijvoorbeeld nieuws over beleid, evenementen of initiatieven en leveren de informatie tegelijkertijd aan alle geschikte managers. Het creëren van een effectieve managementmemo houdt in dat je je publiek begrijpt en dat managers zich realiseren dat ze de hele dag door veel correspondentie ontvangen. Schrijf de memo om duidelijk en beknopt te zijn, met een onderwerpregel van belang, om de aandacht te vergroten.

1.

Stuur de notitie alleen naar die managers die de informatie nodig hebben. Door memo's te verspreiden naar alle supervisors in de organisatie, elke keer dat er een wordt geschreven, kan de kans kleiner zijn dat de memo wordt gelezen. Door selectief te zijn, weten managers of ze er een hebben ontvangen, de inhoud is waarschijnlijk belangrijk.

2.

Schrijf een sterk onderwerp, of Re :, lijn om de aandacht van de lezer te trekken. In plaats van iets heel bijzonders, zoals 'Update aan programma voor gezondheidsvoordelen', zou je kunnen schrijven: 'Spannende nieuwe voordelen toegevoegd aan het zorgprogramma!'

3.

Vat het doel van het artikel in de eerste zin samen. De managers gebruiken dit als een gids om te bepalen of ze moeten doorgaan met lezen. Een generieke opening naar de memo kan een drukke manager doen besluiten dat de informatie haar tijd niet waard is, dus neem voldoende details op in de eerste regel om de managers te overtuigen dat de notitie waardig is.

4.

Houd de memo kort en bondig. Gebruik een combinatie van alinea's en opsommingen om snel te kunnen lezen. Neem tegelijkertijd voldoende inhoud op om de informatie duidelijk uit te leggen. Veel mensen zijn geconditioneerd geraakt door korte posts op social media om een ​​punt over te brengen; begrijp het verschil tussen een memo gericht op managers en een Twitter-update, bijvoorbeeld. De notitie moet een bevredigende samenvatting van het probleem geven.

5.

Verduidelijk eventuele volgende stappen of verantwoordelijkheden van de lezers. Geef duidelijk aan of ze bepaalde informatie moeten verzamelen, een seminar bijwonen, hun ondergeschikten hierover informeren of iets anders dat aanvullende actie vereist. Neem de specifieke deadline voor de acties op als die er is.

6.

Maak een lijst met een contactnaam en informatie mocht een van de managers vragen hebben over de inhoud van de memo.

Waarschuwing

• Ga er niet vanuit dat de memo vertrouwelijk is, ook al is deze als zodanig gelabeld. Elk geschreven document kan in verkeerde handen vallen of door nieuwsgierige blikken worden gezien. Vertrouwelijke informatie moet mondeling worden verstrekt in plaats van in een geschreven vorm.