Hoe een Janitorial Invoice te schrijven

Als u een schoonmaakbedrijf heeft, is facturering een essentieel onderdeel van uw bedrijf. U verdient pas geld als u facturen naar uw klanten stuurt voor het werk dat u uitvoert. U kunt tijd besparen door een factuursjabloon te maken om later opnieuw te gebruiken. Wanneer het tijd is om de klant opnieuw te factureren, kunt u eenvoudigweg de taakdetails in uw sjabloon invullen en uw nieuwe factuur gereed voor verzending zijn. Als u de kosten van schoonmaakbenodigdheden rechtstreeks bij de klant factureert, voegt u kopieën van ontvangstbewijzen en andere documentatie bij om de kosten te ondersteunen.

Basis informatie

Het bovenste gedeelte van de factuur moet de naam bevatten van uw bedrijf, het adres, telefoon- en faxnummers en het bedrijfslogo als u er een heeft. Vermeld de datum van de factuur bovenaan met het factuurnummer. Sla meerdere regels over en vermeld de naam, contactgegevens en klant-ID van de klant in uw boekhoudsysteem. Als u zakelijke schoonmaakdiensten verleent, moet u mogelijk ook het bestelnummer vermelden dat u van uw klant hebt ontvangen. Dit helpt de klant om de betaling van uw factuur sneller te autoriseren.

Omschrijving

Beschrijf alle schoonmaakdiensten die u tijdens de factureringsperiode voor de klant hebt uitgevoerd. Maak een lijst van elk type dienst op een afzonderlijke regel en neem zo veel mogelijk details op. Geef aan of de service wordt gefactureerd als vast bedrag of per uur. Voor uurlasten, geef een lijst met het aantal gewerkte uren en vermenigvuldig dit met het uurtarief voor elk regelitem. Vermeld alle jobkostennummers of activiteits-ID's die in uw boekhoudsysteem worden gebruikt. Totaal van alle kosten onderaan deze sectie.

Betaalvoorwaarden

Geef de betalingsvoorwaarden voor deze factuur op, bijvoorbeeld bij ontvangst, netto 15 of netto 30, de nummers die verwijzen naar het aantal dagen dat de klant de rekening moet betalen. Als de klant al een deel van de factuur heeft betaald, vermeldt u het bedrag van de betaling en trekt u deze in mindering op het gefactureerde bedrag om het resterende saldo te vinden. Pas late vergoedingen of kortingen toe op het verschuldigde bedrag om het bedrag van de huidige factuur te vinden. Vermeld de betalingsmethoden die uw bedrijf aanvaardt, zoals cheque, creditcard of postwissel. Als u online of via de telefoon een betalingsverwerking aanbiedt, vermeld dan uw website of telefoonnummer op de factuur.

meldingen

Gebruik het laatste deel van uw factuur voor berichten aan uw klanten. Voeg een standaard "Dank u" -bericht toe onderaan de factuur voor alle klanten. U kunt dit gebied ook gebruiken om komende specials of promotionele evenementen te vermelden die een bepaalde klant aanspreken. U kunt bijvoorbeeld een kortingsbon opnemen voor gordijnreiniging nadat u de tapijten van de klant hebt onderhouden.