Een e-mail schrijven waarin om beschikbaarheid wordt gevraagd

E-mail is een geaccepteerde vorm van zakelijke communicatie en u kunt deze methode gebruiken om beschikbaarheid voor een vergadering aan te vragen. Wanneer u contact opneemt met iemand die u nog niet ontmoet heeft en weinig kennis heeft van uw producten of diensten, moet u informatie zo beknopt mogelijk overbrengen. Vergeet niet dat veel leidinggevenden toegang hebben tot e-mail via smartphones en tablets en geen tijd hebben om lange berichten te lezen. Uw e-mail moet op het punt staan om beleefde, juiste taal te gebruiken.

Adresseer de e-mail persoonlijk en vermeld het doel aan het begin zo kort mogelijk. Weinig zakenmensen hebben de tijd om een paar paragrafen door te lezen om te begrijpen waar je om vraagt. Open de e-mail met een zin die de lezer die u schrijft vertelt om een afspraak op zijn gemak te plannen.

Volg de doelverklaring met uw reden voor het aanvragen van de vergadering. Vertel de ontvanger kort wie je bent en de reden waarom je hem moet ontmoeten. Gebruik duidelijke taal en korte zinnen, zoals "Mijn bedrijf is actief in uw regio en ik heb een service die u ten goede kan komen."

Stel een paar mogelijke datums en tijden voor de vergadering voor, met een verzoek om alternatieve opties als geen van die datums geschikt is. Hiermee wordt de verantwoordelijkheid voor het instellen van de vergadering van de ontvanger verwijderd, waardoor hij gemakkelijker kan reageren. Als u hem vraagt om details over zijn beschikbaarheid te verstrekken, vraagt u hem om meer werk te doen dan u bent.

Geef duidelijk de locatie voor de vergadering aan en geef aan waarom u deze hebt gekozen. Voor een eerste vergadering is het de geaccepteerde praktijk voor de persoon die het verzoek indient om naar de vergadering te reizen. Dit is echter niet van toepassing als de ontvanger naar uw bedrijf moet komen om uw faciliteiten en producten te bekijken. In dat geval moet uw e-mail dit uitleggen.

Gebruik beleefde, beschaafde taal in uw e-mail waarin om beschikbaarheid wordt gevraagd en controleer of uw spelling en grammatica juist is. Een potentiële klant of zakenrelatie kan worden afgeschrikt door een bericht dat de taal niet goed begrijpt. Vermeld kort de potentiële voordelen voor de ontvanger van een associatie met uw bedrijf.

Voeg informatie over uw bedrijf en producten of services aan de e-mail toe, zodat de ontvanger deze gemakkelijk kan openen. Geef links naar uw bedrijfswebsite en nieuwsartikelen over uw product of dienst die de ontvanger inzicht kunnen geven in de reden voor het aanvragen van een vergadering. Houd de grootte van de e-mail op minder dan twee megabytes en zorg ervoor dat de bijlagen geen computervirussen bevatten.

Voer het e-mailverzoek na een week uit als de ontvanger niet heeft gereageerd. Vraag in uw tweede e-mail om bevestiging dat hij de eerste e-mail heeft ontvangen en herhaal uw verzoek om een vergadering. Geef aan dat u op een specifieke datum telefonisch contact met de ontvanger opneemt voor zijn antwoord als u het nog niet hebt ontvangen, en plan het telefoongesprek om ervoor te zorgen dat u doorgaat.