Hoe een accountnotatie te schrijven

Er bestaat een verband tussen een hoge mate van klanttevredenheid en een bedrijf dat succes boekt en hoge winsten maakt. Om die reden hebben veel bedrijven callcenters waar klanten hun zorgen kunnen uiten, vragen kunnen stellen en problemen kunnen oplossen die ze ervaren met de producten of diensten die door bedrijven worden aangeboden. Telkens wanneer een klant belt, moet de vertegenwoordiger die met de klant spreekt duidelijk de details van de discussie noteren, zodat het bedrijf een grondig overzicht heeft van het account en de individuele situatie van elke klant.

1.

Beantwoord de oproep van de klant. Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke begroetingsvertegenwoordigers om klanten te benaderen bij het beantwoorden van telefoontjes. Gebruik op een beleefde toon de begroeting die uw bedrijf het liefst aan het gesprek met de klant begint.

2.

Toegang tot het account van de klant. Bedrijven gebruiken vaak klantaccountnummers om accountinformatie op te halen, maar in sommige gevallen is het mogelijk dat de klant die informatie niet heeft. Op sommige systemen kan een vertegenwoordiger zijn klantenaccount ophalen met behulp van het telefoonnummer van de klant.

3.

Controleer het account en de accounthouder. Vraag de klant naar de gebruikelijke informatie, zoals de laatste vier cijfers van zijn sofi-nummer, zijn adres, zijn geboortedatum of zijn naam. Elk bedrijf heeft zijn eigen methoden om klantaccounts te verifiëren.

4.

Identificeer de vraag of bezorgdheid van de klant. Neem zo nodig een moment de tijd om eerdere notaties te bekijken om vertrouwd te raken met de situatie van de klant. Luister aandachtig naar de uitleg van de klant van haar vraag of bezorgdheid en maak notities.

5.

Los het probleem van de klant op en beantwoord eventuele vragen. Neem de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat u de klant tevreden hebt gesteld. Elk bedrijf heeft verschillende methoden om individuele klachten van klanten te behandelen. Nadat u het probleem hebt opgelost, vraagt ​​u de klant of hij tevreden is met de manier waarop u de situatie hebt afgehandeld om zijn tevredenheid te garanderen.

6.

Vul uw accountnotatie in. Een rekeningnotatie moet de reden aangeven voor de oproep van de klant, de actie die u heeft ondernomen en de beloftes die u aan de klant hebt gedaan. Juiste accountnotaties zijn van vitaal belang omdat ze ervoor zorgen dat het probleem van een klant is opgelost en dat hij uitstekende service heeft ontvangen. Ze zorgen er ook voor dat afspraken worden gemaakt en bewaard en dienen als een record voor toekomstige vertegenwoordigers om te bekijken of de klant opnieuw belt.