Hoe Word, Excel & PowerPoint in Microsoft Office worden gebruikt om verschillende werkomgevingen te ondersteunen

Spreadsheets en tekstverwerkers zijn de belangrijkste softwaretoepassingen sinds de vroegste dagen van de pc in zakelijke omgevingen. Door presentatiesoftware toe te voegen, database-ontwikkelaars, e-mail, planning en meer, werd Microsoft Office de eerste prominente productiviteitssuite en blijft het de standaard voor zakelijk gebruik over de hele wereld.

De sleutels tot het succes van Microsoft Office zijn het aanpassingsvermogen en de flexibiliteit van de drie belangrijkste applicaties, Word, Excel en PowerPoint. Deze apps zijn respectievelijk een tekstverwerker, een spreadsheet en een presentatiepakket en voldoen aan de dagelijkse eisen van veel werkomgevingen. Overweeg twee typische situaties voor kleine bedrijven: een onderneming voor zeefdrukken en een schoonmaakservice. Er zijn enkele voor de hand liggende - en niet zo voor de hand liggende - toepassingen voor de Big Three in het Microsoft Office-pakket voor elk van deze bedrijven.

The Silk Screening Shop

Er zijn enkele standaardmanieren waarop Office-programma's aan de behoeften van elk bedrijf voldoen. Een zeefdrukwinkel moet af en toe zakelijke correspondentie genereren, maar het is geen dagelijkse vraag. Microsoft Word discrimineert niet. Het is een krachtige tekstverwerker die goed werkt voor een bedrijf dat honderden documenten per week genereert, en het is gemakkelijk te gebruiken voor een klein bedrijf met slechts af en toe behoefte aan professioneel geformatteerde correspondentie.

Excel is een intuïtieve manier om gegevens op te slaan en op te halen. Hoewel het geen krachtige relationele database is, is deze veel intuïtiever voor beginnende gebruikers. De zeefiguren houden ontwerpbestanden bij in een eenvoudige spreadsheet die als een lijst is gestart. Elk bestand heeft een nummer, naam, beschrijving en hyperlink naar de afbeeldingsbestanden die nodig zijn om een ​​nieuw product te maken. De screeners kennen gemeenschappelijke ontwerpen op nummer en ze kunnen in het Excel-spreadsheet zoeken om meer obscure patronen te vinden die ze hebben opgeslagen.

PowerPoint laat de zeefafschermingswinkel werkstroomboekingen maken. Omdat ze vaak tijdelijke medewerkers gebruiken om periodes van hoge ordervolumes aan te pakken, wordt hun PowerPoint-workflowplan op elk station geprint, gelamineerd en gemonteerd. Het vermogen van PowerPoint om woorden en afbeeldingen te combineren, maakt het bij uitstek geschikt voor deze workflowrichtlijnen, op maat gemaakt, met de apparatuur en hulpmiddelen die worden gebruikt door de zeefiltershop. Office heeft ook Publisher, dat vergelijkbare mogelijkheden heeft, en velen gebruiken Word nog steeds in een vergelijkbare capaciteit. Met verschillende opties om vergelijkbare functies uit te voeren, kunt u in Office de omgeving kiezen waarin u het meest comfortabel bent.

De schoonmaakservice

De schoonmaakservice maakt ook gebruik van zakelijke Word-correspondentie, maar is in de eerste plaats een documentbeheersysteem voor het bedrijf. De service heeft een aantal standaardformuliercontracten voor klanten, medewerkers en onderaannemers. De officemanager kan deze snel terugroepen en de nodige informatie invoeren, zoals de naam van de klant, leveringsservices en datums. Vervolgens wordt het formulier opgeslagen en afgedrukt voor handtekeningen. Het is niet nodig om elke keer een nieuw contract te starten.

Met verschillende werkbemanningen in het veld en een voortdurend evoluerende werklast, is het handig en snel om Excel te gebruiken om de werkuren te beheren. De officemanager maakt dagelijks gebruik van de gegevens van de teamleiders en geeft uren door aan elke medewerker. Aan het einde van de week zijn de werktijden van elke medewerker in één oogopslag zichtbaar, omdat formules in de Excel-spreadsheet automatisch de berekening uitvoeren. Klanten van het bedrijf worden ook verzameld in een dataspreadsheet die kan worden samengevoegd met Word-formulieren om brieven te maken die reclame maken voor speciale lentespecials en andere promoties, een demonstratie van de manier waarop Office-toepassingen kunnen worden geïntegreerd.

De eigenaar van de schoonmaakdienst is ook de hoofdverkoper. Een korte PowerPoint-presentatie fungeert als een visitekaartje voor nieuwe klanten, zowel persoonlijk gepresenteerd op een laptop of tablet, of als bijlage bij een video-e-mail. PowerPoint doet dubbel werk als het gaat om gevaarlijke chemische training voor werknemers. Elke medewerker kan de PowerPoint-dia's bekijken wanneer het hen uitkomt. Het is niet nodig om het volledige personeel samen te stellen om deze informatie te presenteren.