Hoe Telefoonsystemen te gebruiken om contact te leggen met mensen binnen en buiten uw organisatie

Hoewel het moderne kantoor is overspoeld met extra keuzes in communicatie met e-mailcorrespondentie, mobiele telefoons, videoconferenties en sms-berichten, blijft het telefoonsysteem nog steeds een sterke communicator. De kantoortelefoon werkt als de menselijke kern van uw kantoor en laat uw klanten weten dat ze werken met echte mensen die om hun behoeften geven. Uw medewerkers moeten de technische aspecten van het werken met uw telefoonsysteem begrijpen, evenals de etiquette die u van hen nodig hebt bij het gebruik ervan.

Telefoneren

1.

Zoek het juiste telefoonnummer. Of uw oproep nu intern of extern is, zorg ervoor dat u het juiste nummer hebt om tijd te besparen en de juiste partij te bereiken. Raadpleeg uw lijst met contactpersonen of Rolodex om te voorkomen dat u een verkeerd telefoonnummer krijgt.

2.

Kies het telefoonnummer en neem contact op met de ontvanger van uw oproep. Zorg ervoor dat u de juiste persoon hebt bereikt en begroet hem en laat hem weten waar u belt en de reden voor uw telefoontje. Behoud een vriendelijke en professionele toon tijdens uw oproep.

3.

Schrijf alle cruciale informatie op terwijl u de situatie voortzet, zodat u de ander niet hoeft te vragen om informatie te herhalen, zodat u hem bij de hand hebt en gemakkelijk toegankelijk is.

4.

Vat uw discussie samen en zorg ervoor dat geen van u iets te zeggen heeft en bereid u dan voor om het gesprek op een vriendelijke en professionele manier te beëindigen.

Telefoongesprekken ontvangen

1.

Beantwoord het telefoontje op een vriendelijke en professionele manier, evenals volgens het protocol van uw kantoor. Zorg ervoor dat u weet of uw werkgever wil dat u de oproep beantwoordt, inclusief uw volledige bedrijfsnaam, samen met uw persoonlijke naam. Het uniform beantwoorden van oproepen geeft een beeld van het vertrouwen en de samenhang van uw bedrijf.

2.

Identificeer de beller. Zoek uit wie ze wil bereiken en of u haar bestemmeling van een gesprekspartner aanvullende informatie kunt geven voordat u haar overdraagt. Schrijf deze informatie op zodat u nauwkeurig informatie kunt geven aan de persoon die de oproep ontvangt. Door de ontvanger van de inkomende beller informatie te geven, kan hij haar op naam antwoorden.

3.

Breng het telefoontje over naar de juiste medewerker. Informeer de beller beleefd dat u hem naar de juiste medewerker stuurt. Bedank hem en bied hem een ​​goede dag. Zodra u de ontvanger van de oproep hebt bereikt, moet u haar vertellen wie er belt en naar welke kwestie de oproep verwijst.

4.

Neem een ​​bericht of verstuur de beller naar voicemail als de ontvanger van het bedoelde gesprek zich niet bij haar bureau bevindt. Zorg ervoor dat de ontvanger de juiste informatie heeft, schrijf het op of bereid een e-mail voor om naar de ontvanger te verzenden. Als uw kantoor sterk afhankelijk is van een voicemailsysteem, stuurt u het gesprek naar de voicemail van de ontvanger. Zorg ervoor dat u de beller naar de juiste extensie stuurt.

Dingen nodig

• Contactlijst
• Message pad

Tips

• Stel werknemers aan om de collectieve voicemailbox van het bedrijf te controleren om ervoor te zorgen dat er geen oproepen verloren gaan.
• Voicemailsystemen hebben vaak in-box limieten. Verwijder berichten wanneer u zaken hebt afgestemd om zeker te zijn dat u voldoende ruimte hebt voor nieuwe oproepen en zaken.
• Stel een persoonlijke voicemail in om uw inkomende bellers de juiste persoon te laten bereiken. Houd dingen persoonlijk met een vriendelijke, professionele boodschap.

Waarschuwing

• Niet terugkerende oproepen kunnen de reputatie van uw bedrijf schaden en u zaken verliezen. Zorg ervoor dat uw medewerkers snel telefoontjes beantwoorden en zo veel mogelijk hulp en informatie geven.