Hoe Payroll-systeem te gebruiken om een ​​begroting voor te bereiden

Salaris en voordelen omvatten een groot deel van de budgetten van de meeste organisaties, inclusief kleine bedrijven. Het werkelijke bedrag dat wordt besteed aan het regelitem voor salaris en uitkeringen kan aanzienlijk variëren, afhankelijk van een groot aantal oncontroleerbare factoren zoals onvoorziene ontslagaanvragen of de dringende behoefte aan overwerk. Kleine bedrijven zijn mogelijk minder in staat om onvoorziene veranderingen op te vangen dan grote organisaties, vanwege de onevenredige impact van elke medewerker op het volledige budget. Om kosten beter te kunnen voorspellen, kunnen eigenaren van kleine bedrijven het salarissysteem gebruiken om een ​​nauwkeurig dollarcijfer te berekenen voor verschillende geprojecteerde budgettaire scenario's.

1.

Verzamel gegevens voor een specifieke analyseperiode. De meeste salarissystemen moeten u in staat stellen om een ​​verslag te maken van de werkelijke loonkosten van het afgelopen fiscale jaar of de afgelopen 12 maanden.

2.

Gebruik de gegevens van het vorige jaar om een ​​idee te krijgen van het totale bedrag van diverse regelitems en voordelen, zoals ziektekostenverzekeringen, kilometervergoedingen, overuren, vergoedingen, terugbetalingen en premies.

3.

Bereken de specifieke kosten van elke niet-ingevulde vacature - een positie die vijf weken niet was ingevuld, zou bijvoorbeeld worden berekend door het basiswekelijkse salaris en de uitkeringskosten met vijf te vermenigvuldigen - en vervolgens het totale bedrag voor elke positie samen te voegen om een totaal van de salaris- en voordelenbesparing voor het voorgaande jaar.

4.

Gebruik het salarissysteem om het aantal onbetaalde uren te bepalen dat werknemers in het voorgaande jaar hebben gepresteerd. Het systeem moet in staat zijn om een ​​rapport te genereren met de bedragen per uur voor elke medewerker en het totale bedrag voor het hele jaar door te berekenen voor het gehele bedrijf.

5.

Voeg de totale werkelijke kosten van alle salarissen, uitkeringen en diverse toelagen voor het voorgaande jaar toe, en trek vervolgens de openstaande en onbetaalde tijd in mindering. Hiermee krijgt u een actueel, exact bedrag aan uitgaven.

6.

Pas het bedrag aan met een van de voorspelde salarissen of voordelen die toenemen of afnemen en meet geprojecteerde aanpassingen aan posities als u bijvoorbeeld van plan bent om in het komende jaar 10 extra werknemers aan te nemen of bepaalde personen te promoten. Sommige salarissystemen hebben de mogelijkheid om dergelijke geprojecteerde budgettaire scenario's te berekenen door posities in een schijnomgeving aan te passen.

Tip

• Pas uw berekeningen aan voor ongebruikelijke factoren waarvan u niet verwacht dat deze in het komende jaar zullen optreden. Als de CFO-positie bijvoorbeeld langer dan zes maanden vacant was, is de hoeveelheid spaargeld uit vacatures waarschijnlijk ongebruikelijk groot - en het is onwaarschijnlijk dat deze wordt herhaald als u de positie nu hebt ingevuld.