Communicatie gebruiken om organisatiestructuur in een project te handhaven

Ongeacht de aard van uw bedrijfsproject, goede communicatie is essentieel voor succes. Het tijdig en binnen het budget brengen van een project vereist de inbreng en medewerking van elk lid van het team, en het is van essentieel belang dat elk teamlid gedurende alle fasen van het project duidelijke communicatielijnen met de projectmanager onderhoudt. Er zijn een aantal tools en technieken die managers en projectleiders kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen vooruitgang boekt wanneer de einddatum van het project nadert.

1.

Zorg ervoor dat iedereen in het team dezelfde set communicatieproducten gebruikt. Iedereen die aan het project werkt, moet een instant communicatorproduct delen om de communicatie van de afdeling te vergroten. Gebruikers moeten ook hetzelfde e-mailplatform gebruiken, omdat dit het plannen van afspraken, het verzenden van bijlagen en het delen van notities eenvoudiger maakt.

2.

Plan een staande wekelijkse vergadering aan het begin van het project en houd zo goed mogelijk vast aan dat vergaderrooster. Hoewel er altijd noodsituaties zijn die de herschikking of zelfs de annulering van de projectstatusvergadering afdwingen, is het belangrijk om zo vaak mogelijk bijeen te komen. Regelmatige vergaderingen zijn de beste manier om mogelijke problemen te identificeren die kunnen leiden tot een vertraging van het project.

3.

Stel een gedeelde werkruimte op het internet of bedrijfsintranet in en gebruik die site om documenten te delen in plaats van projectplannen en opmerkingen heen en weer te e-mailen. Neem contact op met uw netwerkbeheerder om een ​​speciale site voor uw project in te stellen.

4.

Plan een-op-een gesprekken met belangrijke leden van het projectteam als belangrijke deadlinesaanpak. Vraag teamleden om eventuele te leveren projectitems naar de vergadering te brengen, zodat ze kunnen worden beoordeeld. Veel projecten falen omdat teamleden denken dat ze op schema liggen, terwijl ze in feite aan iets werken dat buiten het bereik van het eigenlijke project valt.

5.

Communiceer regelmatig met het managementteam naarmate het project vordert. Zorg ervoor dat het managementteam de omvang van het project begrijpt en begrijpt hoe het evolueert. Geef regelmatig updates over het project en plan individuele gesprekken met relevante managers als het project dreigt achter te lopen op het schema of het budget te overschrijden.

Dingen nodig

• Projectplanningssoftware
• Gedeeld internet of intranetruimte
• Instant communicator