Hoe een factuur opmaken

Als eigenaar van een klein bedrijf concentreert uw levensonderhoud zich op uw vermogen om uw klanten ertoe te brengen u tijdig te betalen. Als u met grote bedrijven of zelfs kleine bedrijven met strikte processen in debiteuren te maken hebt, kan het afleveren van een correct geformatteerde factuur het verschil zijn om op tijd betaald te worden of te wachten tot het bedrijf de betaling op orde heeft en goedkeurt. Bovendien kan een correct opgemaakte factuur uw boekhoudkantoor helpen bij het volgen van betalingen en het oplossen van geschillen. Het is eenvoudig om een ​​factuurtemplate te maken in een tekstverwerkings- of spreadsheetapplicatie; neem de tijd om het professioneel te formatteren.

1.

Verstrek basisfactureringsinformatie bovenaan de factuur. Vermeld de datum van de factuur, eventuele betalingsvoorwaarden van de verkoop en verzendgegevens. Geef een referentieveld op voor aanvullende informatie, zoals het bestelnummer van de klant of een andere referentie.

2.

Nummer de factuur. Elke factuur moet uniek genummerd zijn, zodat deze afzonderlijk in uw boeken kan worden bijgehouden. Hoewel bedrijven veel schema's gebruiken om hun facturen te nummeren, gebruiken veel voorvoegsels om aan te geven in welk jaar de factuur is gemaakt en om klanten te identificeren. In een factureringssysteem dat dit nummeringssysteem gebruikt, zou 12-004-1994 kunnen aangeven dat een factuur in 2012 is verzonden naar klantnummer 004, waarmee het de 1994-e factuur is die in dat jaar is verzonden.

3.

Vermeld uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer bovenaan de factuur in een "Bezoldiging aan:" -gebied. Deze informatie wordt vaak afgestemd op de rechtermarge op facturen.

4.

Neem de naam van de klant op de factuur op in het veld 'Factureren aan:'. Dit moet zo specifiek mogelijk zijn, inclusief de bedrijfsnaam, de locatie en het telefoonnummer en, indien van toepassing, de naam van de vertegenwoordiger van de klant die de goederen heeft gekocht. Sommige bedrijven eisen dat elke vertegenwoordiger facturen certificeert voordat deze worden betaald. Als u nalaat een werknemer te raadplegen, kan dit de betaling vertragen. Deze informatie staat meestal bovenaan, in lijn met de linker marge.

5.

Geef een gespecificeerde lijst van alle aankopen; dit is het grootste deel van de factuur. Als u ruimte wilt besparen, kunt u elk artikel, de prijs en het totale aantal artikelen in afzonderlijke kolommen vermelden en eindigen met een regel voor het artikel.

6.

Totaal van alle regelitemtotalen om de omzet op de factuur samen te vatten. Vermeld eventuele extra kosten, zoals verzendkosten of financiële kosten, in het hoofdgedeelte van de factuur na het totaal voor gekochte goederen. Vermeld elke charge met een beschrijving.

7.

Geef een totaalbedrag op onderaan de factuur. Dit moet een afspiegeling zijn van wat u verwacht dat de klant u zal betalen voor alle diensten die op de factuur worden geleverd. Vermeld de verschuldigde datum en de betaalmethoden die u accepteert, zoals cheque of overboeking.