Hoe een gecorrigeerde W-2 en W-3 op te slaan

Als eigenaar van een klein bedrijf moet u op 31 januari van elk jaar toepasselijke werknemers een W-2-formulier geven. U dient ook W-2's in voor elke toepasselijke werknemer plus een W-3-verzendformulier bij de Social Security Administration (SSA). De werknemer gebruikt de W-2 om zijn belastingaangifte in te dienen bij het respectieve belastingkantoor; daarom is het noodzakelijk dat de informatie correct is. Als de W-2 fout is, moet u deze corrigeren en dienovereenkomstig opslaan.

1.

Verkrijg papieren formulieren W-2c en W-3c (de gecorrigeerde versie van elk formulier) door de IRS te bellen. Als u wilt, kunt u zich aanmelden bij de Business Services Online van de socialezekerheidsadministratie om de formulieren op uw computer in te vullen en elektronisch in te dienen.

2.

Voer een gecorrigeerde W-2 uit zodra u de fout ontdekt, zelfs als u alleen de naam van de werknemer of het sofinummer corrigeert. Als u onjuiste lonen heeft gemeld of belasting heeft ingehouden op het originele formulier, moet u een gecorrigeerde W-2 indienen. Als de correctie alleen voor een adreswijziging is, vul dan een nieuwe W-2 in die het juiste adres toont. In dit geval hoeft u de adreswijziging niet bij de SSA in te dienen. Geef de medewerker gewoon het nieuwe formulier met het juiste adres.

3.

Vul een gecorrigeerde W-3 in, dit is een verzendformulier dat de totalen van de W-2's die u verzendt, toont. De totalen voor alle items op de W-3c moeten gelijk zijn aan de totalen voor de items op alle W-2cs van alle medewerkers. Als u bijvoorbeeld een wijziging in slechts één federale inkomstenbelastingbelasting voor werknemers meldt, moet het W-3c-totaal voor ingehouden federale inkomstenbelasting gelijk zijn aan het gecorrigeerde bedrag dat op de W-2c van de werknemer wordt weergegeven.

4.

Sla de W-2c en W-3c onmiddellijk op met de socialezekerheidsadministratie nadat u de fout hebt ontdekt. Als u per e-mail verzendt, stuurt u de W-2c en W-3c naar het SSA-adres dat is vermeld in de IRS-handleiding "Instructies voor formulieren W-2c en W-3c". Als u elektronisch een aanvraag indient, dient u de formulieren in via de SSA Business Services Online.

5.

Geef de werknemer een kopie van de W-2c zodat hij zijn belastingaangifte kan wijzigen.

Tips

• Als u per e-mail een aanvraag indient, vult u de formulieren zo mogelijk in met zwarte of zwarte inkt in Courier-lettertype en zorgt u ervoor dat de formulieren leesbaar zijn.
• Plak of niet niet de W-2c op de W-3.
• Vul voor elk belastingjaar een afzonderlijke W-3 in.
• Als de W-2-wijziging alleen voor lokale of lokale inkomstenbelasting geldt, dient u geen W-2c bij de SSA in. Dien het formulier in bij het staats- of lokale belastingkantoor.