Hoe u stap voor stap kunt faxen

Hoewel e-mail de bedrijfsproductiviteit heeft verhoogd door snelle en efficiënte communicatie met klanten en partners mogelijk te maken, ongeacht hun geografische locatie, hebben sommige zakelijke transacties betrekking op originele documenten of faxen om te voldoen aan wettelijke vereisten. Wanneer een e-mailbijlage niet voldoet aan de wet, is een fax of computer wellicht het antwoord.

Fax apparaat

1.

Maak een faxvoorblad voor uw verzending. De meeste bedrijven hebben een standaard voorblad met het bedrijfslogo en ruimte voor het aantal pagina's dat moet worden verzonden, inclusief de omslagpagina. Neem contactgegevens van afzenders op voor het geval er een probleem met de verzending is en informatie over de ontvanger zodat het document bij de juiste persoon kan worden afgeleverd.

2.

Plaats de pagina's in de lade zodat het voorblad als eerste wordt verzonden. De meeste faxmachines hebben een invoerlade of -sleuf om het document te ontvangen dat moet worden verzonden. Zorg ervoor dat u het document oriënteert volgens de instructies die u meestal op de machine of in de lade zelf vindt. Als u het met de verkeerde kant naar beneden plaatst, verzendt u een blanco vel papier.

3.

Voer het telefoonnummer van de bestemmingsfaxmachine in op het toetsenblok van de faxmachine. Het telefoonsysteem van uw bedrijf kan vereisen dat u een nummer invoert om een ​​buitenlijn te krijgen, dus zorg ervoor dat u uw interne procedures voor telefoongesprekken volgt.

4.

Druk op de knop "Start" of "Verzenden" om het verzenden te starten. Het faxapparaat scant het document, kiest het bestemmingsnummer en verzendt het document. Wanneer u klaar bent, wordt een verzendstatuspagina afgedrukt met een bericht 'OK' of 'Transmissie mislukt'. Als dit laatste het geval is, herhaalt u het proces.

Computer en scanner

1.

Scan het document dat u wilt verzenden naar een tekstverwerkingsdocument of een imagingdocument. De instellingen zijn afhankelijk van uw specifieke scanner, maar moeten minstens 300 dots per inch of dpi zijn. Beschikbare documenttypen kunnen 'Afbeelding', 'Tekst', 'Kleur' ​​of 'Zwart en wit' zijn.

2.

Klik op "Bestand" en vervolgens op "Afdrukken". Als u faxsoftware hebt geïnstalleerd, ziet u "Faxprinter" als een van de opties. Als u deze optie niet ziet, installeert u de software van de faxmachine op uw computer. Selecteer de "Fax Printer" en klik op "OK" om het faxinformatiedialoogproces te starten.

3.

Voer informatie in de dialoogvensters in. Dit omvat informatie over afzender en ontvanger, evenals het telefoonnummer van het faxapparaat van de ontvanger. Mogelijk hebt u de mogelijkheid om een ​​voorblad te sturen waarin al deze informatie is verwerkt. Klik op "OK" of "Klaar" in het laatste dialoogvenster om het faxproces te starten en het venster van de faxmonitor te openen. Als het volume van uw computer is ingeschakeld, hoort u het kiesproces en wanneer het faxbericht wordt verzonden, ontvangt u een bevestiging in het venster van de faxmonitor.

Dingen nodig

• Faxapparaat of computer met scanner aangesloten