Richtlijnen voor het ontwerpen van een ontmoetingsagenda

Een agenda voor vergaderingen moet een duidelijk, gemakkelijk te lezen document zijn waarin de agenda voor een vergadering wordt vastgelegd op een manier dat degenen die de vergadering bijwonen, kunnen volgen. Je bent misschien in de verleiding om het visueel interessant te maken, met een aantal lettertypen en funky lay-outstijlen; dit kan echter afleidend en verwarrend zijn. Overweeg enkele professionele richtlijnen bij het ontwerpen van uw volgende vergaderagenda.

Lay-out wissen

De lay-out voor een vergaderagenda moet helder en overzichtelijk zijn. Deelnemers aan de vergadering hoeven niet te zoeken naar de informatie die nodig is om de agenda te volgen en evenmin om door een hele reeks verschillende vakken, afbeeldingen en andere ontwerpelementen te navigeren. Houd de lay-out eenvoudig en schoon. Inclusief veel witte ruimte en slechts enkele ontwerpelementen om het een beetje flair te geven.

Afgekorte informatie

De agenda is niet de plaats om gedetailleerde informatie te verstrekken; bewaar dat voor de vergadering. Geef in plaats daarvan slechts een paar zinnen over het onderwerp dat in de vergadering moet worden besproken, omdat de agenda slechts een gids is voor deelnemers. Voeg verkorte informatie toe aan de lay-out en laat de persoon die verantwoordelijk is voor het agendapunt het onderwerp uitbreiden wanneer het zijn beurt is om te praten.

Eenvoudige lettertypen

U kunt in de verleiding komen om een ​​vleugje pit toe te voegen aan de agenda van de vergadering met een funky lettertype. Dit doet echter af aan de focus van het document, de agenda van de vergadering. Het kan voor sommige mensen ook moeilijk zijn om te lezen. Een eenvoudig lettertype, zoals Times New Roman, Arial of Helvetica, dat wordt gebruikt in 11- of 12-punts type, is een effectieve optie voor een professioneel ogende agenda.

aanvullende overwegingen

Voeg een tijdelement toe, zoals vijf of tien minuten, voor elk agendapunt op het document om een ​​richtlijn te bieden voor hoe lang elke presentator zou moeten praten. Zorg ervoor dat het totale aantal minuten per item de tijd toegewezen aan de vergadering niet overschrijdt. Neem ook de corresponderende naam op van de persoon die verantwoordelijk is voor het agendapunt om verwarring te voorkomen naarmate de vergadering vordert.