Vormen van zakelijke brieven

Duidelijke communicatie is de hoeksteen van een succesvol bedrijf, en het schrijven van brieven is een van de belangrijkste middelen waarmee u communiceert. Of uw zakelijke brieven nu op papier of elektronisch worden bezorgd, de woorden en berichten maken indruk op de ontvanger. Zakelijke brieven bevatten ook documentatie, dus zorg ervoor dat u ze op de juiste manier gebruikt. Het beheersen van de meest voorkomende vormen van zakelijke brieven aan werknemers, klanten en belanghebbenden zorgt ervoor dat uw communicatie effectief is.

Verkoopbrieven

Verkoopbrieven zijn algemene hulpmiddelen die worden gebruikt om uw goederen of services te promoten. Deze letters zijn overtuigend van aard en bieden op enig moment een oproep tot actie. Als u bijvoorbeeld een accountantskantoor heeft, kunt u een brief naar potentiële klanten sturen op het moment dat u uzelf introduceert en uw services aanbiedt. Net als bij de meeste van uw zakelijke communicatie, moet u de lezer identificeren voordat u de brief schrijft. U wilt waarschijnlijk een algemene brief opstellen die u anders naar een onbekende potentiële klant op een mailinglijst stuurt dan een persoonlijke brief aan een CEO, bijvoorbeeld. Zelfs als u verkoopbrieven verzendt naar een groep die u uit een verzendlijst hebt gehaald, moet u alles in het werk stellen om de brief aan een persoon met een naam te richten. Neem functies en voordelen op in de brief en vraag om een ​​bezoek, telefoontje of aankoop.

Antwoordbrieven

Als eigenaar van een klein bedrijf wordt u vaak gevraagd om antwoorden op vragen van klanten, investeerders en potentiële werknemers. Een snel antwoord kan een belangrijke rol spelen in de manier waarop uw brief wordt ontvangen. Raadpleeg het verzoek bij de opening van de brief en bied dankbaarheid aan voor de interesse in uw bedrijf. Beantwoord de vraag duidelijk en verwijs naar eventuele ingesloten brochures, prijsinformatie of websiteadressen die u in de brief kunt opnemen. Ten slotte moet u het verzoek dat bij het onderzoek is ingediend, inwilligen of weigeren. Wees duidelijk en unapologetic over je beslissing. Geef een korte toelichting als u een verzoek moet weigeren, in combinatie met suggesties waarbij de persoon zich voor hulp kan wenden. Gebruik de brief bij het inwilligen van een verzoek als een kans om extra goodwill te verkopen via een korte paragraaf waarin uw bedrijf wordt gepromoot.

Claims

Of u een claim hebt en een antwoord van een leverancier of leverancier nodig hebt, of een claim van een klant beantwoordt, u zult waarschijnlijk de behoefte ondervinden om te reageren met een claim of een aanpassingsbrief. Wees duidelijk in je schrijven en specifiek over het probleem dat de brief behandelt. Behoud een respectvolle toon om de beste resultaten te krijgen. Eer de gevoelens van ontevreden klanten die vragen om een ​​aanpassing of terugbetaling. Onthoud dat elke communicatie die u schrijft, een mogelijkheid biedt om goodwill op te bouwen.

formats

Al uw zakelijke brieven moeten een nauwkeurig formaat volgen om een ​​professionele toon te behouden. Als u geen briefhoofd van uw bedrijf gebruikt, plaats dan uw naam en adres bovenaan de brief, gevolgd door de datum waarop u het verzendt. Schrijf vervolgens de naam en het adres in van de persoon aan wie u de brief verzendt, gevolgd door de aanhef. Doe wat onderzoek om een ​​naam en de juiste titel te vinden van de persoon aan wie u schrijft. Bijvoorbeeld, artsen merken op wanneer u hen aanspreekt als "meneer" of "Ms." in plaats van "Dr." Schrijf na de begroeting uw brief op met behulp van een blokindeling, met elke alinea naar links recht, met een dubbele spatie tussen alinea's. Duidelijkheid en beknoptheid zijn waardevolle zakelijke hulpmiddelen en moeten worden gebruikt bij het schrijven van een zakelijke brief. Kom snel ter zake. Maak een back-up van uw specifieke verzoek of reactie met ondersteunende gegevens. Sluit af met een samenvatting van de opening, gevolgd door een oproep tot actie indien nodig. Sluit af met 'oprecht' of 'dank u' en laat vervolgens ongeveer vier velden vrij om de brief te ondertekenen.