Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwikkelen van een menselijk hulpbronneninformatiesysteem

Veel managers zullen u vertellen dat de werknemers van een bedrijf zijn belangrijkste troef zijn. Een personeelsinformatiesysteem is een software of online oplossing waarmee bedrijven deze waardevolle bron op consistente wijze kunnen beheren en informatie kunnen bieden voor managementbeslissingen. Om een ​​effectief systeem te ontwikkelen, moet u rekening houden met de vele factoren bij het aanpakken van taken, zoals het inhuren van nieuwe werknemers, compensatie, promotie, planning voor pensionering en opvolging.

Doelen

Algemene doelstellingen van een personeelsinformatiesysteem zijn verbetering van het personeelsbeheer, verhoging van de efficiëntie en verlaging van de kosten. Om deze doelen te bereiken, automatiseert het systeem standaardfuncties en maakt het leveren van diensten aan werknemers handiger. Dergelijke systemen verzamelen en bewaren meer informatie dan oudere, handmatige systemen, maar om effectief te zijn, moeten ze deze presenteren in een vorm die managers kunnen gebruiken om beslissingen over personeel te nemen. Wanneer u een HRIS overweegt, moet u ervoor zorgen dat het alle functies van een traditioneel systeem vervult en tegelijkertijd meer gebruiksgemak biedt voor zowel werknemers als HR-personeel.

functionaliteit

Een personeelsinformatiesysteem houdt medewerkersprofielen bij en beheert de voordelen. Meer geavanceerde systemen ontwikkelen beschrijvingen van posities in de organisatie van het bedrijf, koppelen werknemersprofielen aan de posities en bevelen training aan waarbij de profielen niet overeenkomen met de positie. Managers kunnen HRIS gebruiken om werknemers te promoten op organisatorische paden die overeenkomen met hun profielen, terwijl ze de prestaties evalueren aan de hand van de vereisten van de functie. De opvolgingsplanningsfunctie helpt managers om een ​​of meer mogelijke vervangingen voor elke positie aan te wijzen, mocht het bedrijf een bepaalde werknemer verliezen.

Veiligheid

Een HRIS moet de privacy van medewerkers beschermen, terwijl ervoor wordt gezorgd dat de gegevens juist zijn en de informatie toegankelijk blijft voor geautoriseerde partijen. Zorg er bij het ontwikkelen van het systeem voor dat gebruikersnamen en wachtwoorden nodig zijn voor toegang en dat het logboeken bijhoudt van toegangsverzoeken om vast te leggen wie bestanden heeft bekeken. Typisch omvatten dergelijke systemen een toegangsniveau voor het bekijken van gegevens, een niveau voor het wijzigen van gegevens en een niveau voor het veranderen van databasestructuren. Procedures die wijzigingen in de informatie regelen, zorgen ervoor dat deze alleen wordt gewijzigd wanneer dat nodig is en dat logboeken worden gewijzigd om de geschiedenis van dergelijke acties te behouden.

Implementatie

Een belangrijke factor voor het ontwikkelen van een HRIS is hoe u van plan bent om het te implementeren. De overgang naar het nieuwe systeem moet plaatsvinden zonder de activiteiten van het bedrijf en de levering van diensten aan werknemers te verstoren. Bovendien zullen werknemers training nodig hebben op het nieuwe systeem. Bedrijven plannen vaak voor de parallelle werking van de oude en nieuwe systemen voor een beperkte tijd, en training vindt plaats voorafgaand aan en gedurende deze tijd. Wanneer het nieuwe systeem het overneemt, blijft het oude systeem indien nodig toegankelijk voor historische gegevens.