Uitleg voor het Small Business-formulier W-9

Veel kleine bedrijven gebruiken de W-9 in de normale gang van zaken, zoals voorgeschreven door de voorschriften van de Internal Revenue Service. Het is een van een reeks formulieren die wordt gebruikt om loonbetalingen te volgen en is vergelijkbaar met de vorm W-4. Het belangrijkste verschil is dat de W-9 wordt gebruikt door personen en bedrijven die geen werknemers zijn en dat de W-4 door werknemers wordt gebruikt om hun gezinsleden aan te geven. Beide formulieren worden gebruikt om het belastingnummer van de belastingbetaler van de werknemer te certificeren. Personen die zijn vrijgesteld van inhouding kunnen de formulieren ook gebruiken om hun status te certificeren. Het verzamelen van W-9-informatie is een voorbode voor het bepalen van uw verantwoordelijkheid voor het rapporteren van de daadwerkelijke betalingen.

Toepassingen

Vraag het formulier W-9 aan wanneer u geld wilt betalen aan burgers en aliens, bedrijven die zijn gevestigd in de VS, landgoederen en trusts. Het formulier heeft twee functies: certificering van het identificatienummer van de belastingplichtige en certificering van bepaalde soorten vrijstellingen van back-upbelas- tingbelastingen. Het formulier wordt gebruikt om kritieke informatie te verzamelen waarvoor de Internal Revenue Service u aansprakelijk stelt. Als u het formulier niet haalt, kunt u worden bestraft.

Hoe het wordt gebruikt

Geef het lege W-9-formulier op voor elke nieuwe persoon of bedrijf die u wilt betalen. Ze zijn wettelijk verplicht om de identificatienummers van hun belastingbetalers te certificeren. U moet de gegevens in het bestand bewaren zolang u verplicht bent uw belastingaangifte bij te houden. Het is uw bewijs dat u voldoet aan de wet die certificering van de identificatienummers van belastingbetalers vereist. Het W-9-formulier is de basis voor het opstellen van een ander formulier dat bekend staat als de 1099 om daadwerkelijk het bedrag te rapporteren dat u aan de persoon of het bedrijf hebt betaald.

Beschikbaarheid

De W-9 is een veel voorkomende vorm en is overal verkrijgbaar. De meeste grote Amerikaanse postkantoren hebben een rek met belastingformulieren en grote kantoorboekhandels hebben ook een voorraad. Veel van de packaged accounting-programma's bevatten formulieren software. De eenvoudigste plaats om het formulier te krijgen is de website van de Internal Revenue Service. Het voordeel van het gebruik van het officiële formulier is dat u het op uw computer kunt invullen en afdrukken ter ondertekening. Variaties van het officiële formulier zijn aanvaardbaar zolang ze dezelfde kritieke informatie bevatten.

Back-up achterhouden

Een persoon of bedrijf heeft 60 dagen om een ​​gecertificeerde TIN te verstrekken als antwoord op uw verzoek. Als ze geen nummer hebben of het nummer niet kunnen certificeren, moet u mogelijk back-upinhouding instellen. Dit houdt in dat een deel van de betaling wordt afgetrokken en overgedragen aan de Internal Revenue Service vrijwel hetzelfde als andere inhouding. De regels en procedures voor back-up inhouding op de W-9 kunnen ingewikkeld zijn en u moet contact opnemen met de IRS of een belastingdeskundige om ervoor te zorgen dat u de juiste procedure volgt.