Voorbeeld van een grootboek van een non-profitorganisatie

Non-profitorganisaties ontvangen vaak financiering van individuele donoren en andere externe ondersteuning. De behoefte aan duidelijkheid en openbaarmaking wordt duidelijk bij het werven van bijdragen. Of de non-profitorganisatie nu wel of niet donors zoekt, een belangrijk onderdeel van het managen van een succesvol streven waarbij inkomsten worden betrokken en diensten of producten worden gedistribueerd, is een solide boekhoudsysteem.

Basic Accounting Procedures

De elementaire boekhoudkundige vergelijking "activa is gelijk aan verplichtingen plus eigen vermogen" wordt gewijzigd in het geval van een organisatie zonder winstoogmerk, omdat het eigen vermogen van de eigenaar niet algemeen van toepassing is. De basisvergelijking wordt dus activa die gelijk zijn aan verplichtingen plus nettoactiva. Deze vergelijking, wanneer nauwkeurig berekend, balanceert. Bovendien is het deze informatie die op een balans wordt weergegeven als onderdeel van de financiële verklaring of het financiële rapport van de organisatie. Om deze informatie te verkrijgen, registreert een non-profitorganisatie transacties in de loop van een jaar met behulp van de basisboekhoudcyclus. Een fundamenteel record dat in deze cyclus wordt gebruikt, is het grootboek.

Het grootboek en rekeningschema

Grootboeken zijn records van alle accounts van de organisatie. Voor het gemak van het vastleggen en overdragen van relevante gegevens, wordt een rekeningschema gebruikt. Voordelen van een dergelijke grafiek zijn bijvoorbeeld de mogelijkheid om de verschillende transacties waarin de organisatie het hele jaar door betrokken is, nauwkeuriger te volgen en te sorteren. Dit helpt de non-profitorganisatie om nauwkeurige rapporten samen te stellen voor zowel intern onderzoek als presentatie aan huidige en potentiële donoren. Zelfs voor kleine organisaties zonder winstoogmerk versnelt een nummeringssysteem dat de soorten accounts in de grafiek identificeert de invoer en analyse van gegevens.

Accounttypen voor non-profitorganisaties

In veel non-profitorganisaties worden donaties en financiering ontvangen en worden uitgaven en beloningen uitbetaald. Dit creëert een behoefte aan verschillende soorten rekeningen binnen het grootboek. Basisrekeningen omvatten bijvoorbeeld activa, nettoactiva, inkomsten, uitgaven en schulden. Deze categorieën kunnen worden onderverdeeld in het grootboek om meer gedetailleerde informatie te verstrekken.

Eenvoudig grootboek

Activumrekeningen omvatten contanten en debiteuren. Verplichtingen omvatten crediteuren, te betalen kosten en uitgestelde opbrengsten. Een kleine non-profitorganisatie met minder accountsubcategorieën kan een eenvoudig grootboek gebruiken dat niet meer dan zes kolommen bevat: de eerste voor transactiedatums, de tweede voor transactiebeschrijvingen, de derde en vierde voor het boeken van een debet of een tegoed voor specifieke transacties, en de vijfde en zesde voor het aanpassen van het debet- of creditsaldo van de algehele account.

Specifieke transacties registreren

Voor een betere toegankelijkheid moeten grotere non-profitorganisaties mogelijk dochterrekeningen bijhouden als onderdeel van het grootboek. Subgroepen van kosten kunnen dus transacties omvatten zoals inkoopportokosten of afdrukservices. Huur-, nuts- en administratiekosten zijn extra voorbeelden van wat een non-profitorganisatie in het grootboek kan opnemen als afzonderlijke kostenrekeningen voor dochterondernemingen.

Wanneer goederen worden gekocht, neemt de kostenrekening toe en neemt de geldrekening af voor hetzelfde bedrag. Omdat grootboeken dubbele boekhoudmethoden gebruiken, omvat elke transactie een debit-to-one-account en een credit voor de andere.