Etiquette van een front-office receptioniste

Uw receptioniste is het gezicht van uw bedrijf, de eerste indruk die veel klanten hebben. Een goede receptioniste zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom en comfortabel voelen. Wat de reden ook is dat ze komen opdagen, de receptioniste helpt het adres aan te pakken. Enkele basisregels voor etiquette kunnen het verschil maken.

Dressing voor de baan

Wat uw regels ook zijn voor zakelijke kleding, uw receptioniste moet ze naleven. Wat geschikt is om te dragen voor de frontoffice hangt af van uw normen, de lokale gemeenschap en uw branche. Een effectenmakelaar of een medisch kantoor wil misschien een professionele uitstraling, maar vrijetijdskleding kan op andere gebieden acceptabel zijn.

Begroeten, zitten en behandelen

Eén uitzendbureau somde de taken van een receptioniste op als 'begroeten, zitten en behandelen'.

• Ontvang klanten en vraag wat ze nodig hebben.
• Als ze moeten wachten, nodig ze uit om plaats te nemen.
• Bied hen gratis snacks en koffie aan, of leid ze naar de automaten, afhankelijk van uw kantoorinrichting.
• Geef indien nodig instructies over de locatie van de badkamer.

Het is een eenvoudige routine, maar het geeft kantoorbezoekers het gevoel dat ze welkom zijn.

Belang van telefoonetiquette

Receptionisten houden zich ook bezig met telefoontjes en telefonische hoffelijkheid is ook belangrijk voor uw bedrijf. De toon van de receptioniste moet vrolijk en vriendelijk zijn. Een groot deel van de telefoonetiquette is gewoon luisteren naar de klant, zelfs als de klant een lange boodschap heeft of aan het overleggen is. De receptionist moet de nummers en andere belangrijke informatie die de klant verstrekt, noteren, controleer of de opmerkingen kloppen en stel indien nodig vragen.

Telefoon vs. Face Time

Het is onvermijdelijk dat uw receptionist vroeg of laat te maken krijgt met iemand in uw kantoor en iemand anders aan de telefoon. In de regel is het het beste om te gaan met de persoon daar in het vlees en vervolgens met de persoon aan de telefoon. Als de receptionist beide partijen moet vragen om te wachten, moeten ze het beleefd doen, niet alsof het een ergernis is. De receptionist kan de persoon aan de telefoon vragen of hij / zij de voorkeur geeft aan terugbellen als hij of zij deze niet wenst vast te houden. Als het kantoor het druk genoeg heeft dat klanten in de rij staan ​​of als de oproepen doorgaan naar de voicemail, is het waarschijnlijk tijd om een ​​tweede receptionist toe te voegen.

Omgaan met het probleem Klant

U hebt een receptionist nodig die af en toe een probleemklant kan afhandelen - een ontevreden klant die een terugkeer wil, of iemand die gewoon boos of nerveus is. Een goed opgeleide receptioniste luistert naar wat de klant te zeggen heeft, betuigt sympathie en repareert het probleem, indien mogelijk. Soms herhaalt het herhalen van wat iemand zegt ("Dus je denkt niet dat onze software werkt zoals we beloofd hebben?") De klant het gevoel te geven dat ernaar wordt geluisterd. Als het probleem vereist dat iemand hogerop in de juiste volgorde staat, moet de receptionist de klant probleemloos doorgeven aan iemand die dingen kan oplossen.