De elementen van een conform contractbeheerprogramma

Compliant contractbeheer is meer dan alleen een buzzword. Contracten die voldoen aan lokale, provinciale en federale wetten, kunnen ervoor zorgen dat uw bedrijf geen wettelijke problemen ondervindt, en contracttoezicht zorgt ervoor dat alle partijen hun plichten vervullen en de voordelen krijgen die het contract belooft. Grotere bedrijven hebben mogelijk een hele afdeling nodig die zich toelegt op naleving van contracten, maar als u slechts een paar contracten hebt, kunt u vaak externe experts inhuren om u te helpen toezicht te houden op de administratie van de contracten.

Juridisch advies en toezicht

Voordat u een contract tekent, moet een advocaat het beoordelen. Vooral als u in een veld werkt met wettelijke voorschriften - zoals gezondheidszorg, bouw of olieboringen - moet uw advocaat u ook op de hoogte houden van wijzigingen in de regelgeving. Zelfs als uw contract de taak op één manier belooft, kan een wetswijziging de manier waarop u wettelijk bent toegestaan ​​om uw taken uit te voeren, wijzigen. Dit kan een aanpassing van het contract noodzakelijk maken.

Human Resources Management

Uw afdeling personeelszaken speelt een belangrijke rol bij contractbeheer door ervoor te zorgen dat u gekwalificeerde medewerkers hebt. Een boekhoudcontract vereist bijvoorbeeld doorgaans gelicentieerde accountants, niet alleen het gebruik van personeelsleden die goed zijn in cijfers. HR dient naast de klachtenvereisten van uw personeelsleden op de hoogte te blijven van de licentievereisten. Een contract kan snel uit elkaar vallen als een medewerker je beschuldigt van discriminatie, en HR moet een duidelijk beleid implementeren om deze wettelijke overtredingen te voorkomen.

Accounting Oversight

Uw boekhoudafdeling moet ervoor zorgen dat elke serviceprovider snel en accuraat wordt betaald, inclusief voor eventuele overwerkovereenkomsten die u hebt gesloten. Boekhouding kan ook helpen bij contracttoezicht door regelmatig audits uit te voeren die ervoor zorgen dat uw financiële prognoses overeenkomen met de realiteit. Belastingvoorbereiding is een ander belangrijk onderdeel van contractbeheer en als u driemaandelijkse betalingen moet doen voor inkomsten die u in het kader van het contract hebt gemaakt, moet uw boekhoudafdeling hiernaar streven.

Clear Reporting Standards

Veel contracten vereisen regelmatige rapportages over de voortgang van het project. U kunt bijvoorbeeld de andere partij op de hoogte stellen als het contract is gepland om over het budget te gaan of om rapporten in te dienen wanneer tests de eerste keer mislukken. Stel duidelijke rapportagerichtlijnen op die definiëren wie rapporten moet maken, aan wie ze deze rapporten moeten verstrekken, wanneer de rapporten moeten worden ingediend en wie moet zorgen dat de rapporten tijdig worden ingediend.