De nadelen van het niet hebben van gescheiden taken binnen de boekhoudafdeling

Segregatie of scheiding van boekhoudkundige taken betekent het verdelen van de taken zodat verschillende personen omgaan met transactieverwerking, gegevensregistratie, voorbereiding van financiële overzichten en auditing. Vertrouwen op één persoon voor alle boekhoudfuncties kan leiden tot slechte interne controles, boekhoudfraude en misbruik van bedrijfsmiddelen.

Interne controles

Een klein bedrijf, zoals een restaurant of een medische praktijk, heeft mogelijk geen boekhoudafdeling met tientallen werknemers. Als u echter alleen de officemanager of de boekhouder verantwoordelijk maakt voor de boekhouding, kan dit betekenen dat u fouten bij het invoeren van gegevens - zoals het invoeren van de verkeerde verkoophoeveelheid - of meer ernstige fouten - zoals het vergeten om een ​​transactie te registreren of niet betalen de rekeningen op tijd. In een artikel uit april 2009, gepubliceerd door The Institute of Internal Auditors, schreef bedrijfsleider Nick Stone dat eigenaren van kleine bedrijven betrokken moeten blijven. Ze kunnen bijvoorbeeld maandelijkse bankafschriften bekijken en periodiek invullen voor de boekhouder. Deze steekproefsgewijze controles kunnen dienen als een evaluatiemechanisme om ongebruikelijke ingangen en trends te detecteren.

Fraude detectie

Onvoldoende functiescheiding kan fraudedetectie bemoeilijken. Voorbeelden van fraude zijn het accepteren van contanten van klanten zonder de transactie te registreren in de boeken van het bedrijf, bewust onderrapportage van verkooptransacties of overbetalingen aan leveranciers, het misplaatsen van facturen en ontvangsten, het verbergen van passiva in buiten de balans staande rekeningen en het indienen van misleidende informatie bij accountants en belastingdiensten. In een artikel gepubliceerd door het Small Business Resource Network stelt gecertificeerd accountant Eve E. Brown dat scheiding van taken ten minste één persoon in het boekhoudproces in staat stelt gevallen van fraude op te sporen en te melden. Stone schrijft dat het basisprincipe van segregatie is dat geen enkele werknemer of groep werknemers in staat zou moeten zijn om zowel fraude te plegen als te verbergen in de normale uitoefening van hun taken.

Asset Mismalriation

Onrechtmatige toeëigening van activa kan ook het gevolg zijn van een ontoereikende scheiding van boekhoudfuncties. Deze risico's nemen toe als één persoon belast is met het verwerken van activa, het opnemen van transacties in het bedrijfsboek en het evalueren van de saldi aan het einde van een boekhoudperiode. Voorbeelden hiervan zijn cash skimming, waarbij mogelijk sprake is van verduistering van contant geld ontvangen via de post en controleren van knoeien en frauduleuze payroll-regelingen, zoals contante betalingen aan niet-bestaande werknemers.

overwegingen

Het scheiden van boekhoudkundige taken zal fouten en fraude niet elimineren, maar het kan helpen deze te verminderen. De belangrijkste boekhoudschandalen aan het eind van de jaren negentig en de jaren 2000 hebben vaak betrekking op beursgenoteerde ondernemingen die volledige financiële informatie moesten verstrekken aan meerdere regelgevende instanties. Omkoping, belangenconflicten en andere corruptierisico's zouden blijven bestaan, zelfs met gescheiden boekhouding. Stone suggereert dat voor deze corruptierisico's bedrijfscontroles van hoger niveau nodig zijn, zoals governance-beleid en richtlijnen inzake belangenconflicten.