Wat is een gecentraliseerde rekening te betalen?

Sommige kleine bedrijven met meerdere locaties betalen leveranciers, leveranciers en serviceproviders van elke locatie. Wanneer dat gebeurt, dupliceren bedrijven vaak inspanningen en functies. Bedrijven die de verwerking en verwerking van deze betalingen centraliseren, besparen vaak tijd en geld door een hogere productiviteit en efficiëntie. Accountants en consultants verwijzen naar deze praktijk als gecentraliseerde transacties met crediteuren.

Accounts Payable Defined

Een bedrijf genereert crediteuren wanneer een leverancier of leverancier het toestaat om producten of diensten tegen voorwaarden te kopen in plaats van te betalen bij levering. Deze voorwaarden worden ook handelskredieten of leveranciersfinanciering genoemd. Wanneer een leverancier een factuur of factuur naar een bedrijf verzendt, registreert de boekhouder van het bedrijf deze factuur als een uitgave bij ontvangst in het boekhoudsysteem. De uitgave verschijnt dan op de resultatenrekening voor de periode. De opname van de factuur zonder betaling wordt ook als een crediteur, een kortlopende verplichting, op de balans van de onderneming opgenomen.

Gecentraliseerd systeem

Een gecentraliseerd crediteurenstelsel aggregeert alle crediteurenfuncties samen op één gecentraliseerde locatie met één uitzendgroep. Het personeel voert de functies uit van factuur of factuurontvangst, inkoopordercompilatie, handelskredietgoedkeuringen en overeenkomstregistratie en verwerking van factuurverwerking. Geconcentreerde rekeningschulden komen voort uit crediteuren die zijn ingevoerd, gevolgd en betaald uit een gecentraliseerd systeem.

Niet-gecentraliseerde, voor rekening te betalen transacties

Wanneer dochterondernemingen of bedrijfseenheden vergelijkbare namen en diverse locaties hebben, kunnen leveranciers moeite hebben om te bepalen waar een factuur voor betaling naartoe moet worden gestuurd. Als een leverancier meerdere locaties bedient, vermenigvuldigen de problemen met de betaling. De leverancier moet mogelijk een afzonderlijke factuur sturen naar elke locatie en wachten op betaling van hetzelfde primaire bedrijf, maar in meerdere transacties, waardoor verwarring ontstaat en de kosten aan beide zijden van de transactie toenemen. Wanneer meerdere locaties facturen betalen, moeten alle personen die betrokken zijn bij de verwerking van de crediteuren een goede training krijgen om de verwerkingsrichtlijnen voor de crediteurenadministratie van hun bedrijf te begrijpen en na te leven.

voordelen

Volgens onderzoek uitgevoerd door Ideal AP, een softwarebedrijf met crediteurenadministratie, hebben bedrijven die gecentraliseerde crediteurenverrichtingen uitvoeren, een verwerkingskost per factuur die meer dan $ 2, 00 lager is dan een gedecentraliseerd systeem. Bovendien verwerken bedrijven met gecentraliseerde crediteuren meer dan 2.000 meer facturen per voltijdsequivalent via een gedecentraliseerd systeem. Beide cijfers weerspiegelen het hogere niveau van productiviteit, efficiëntie en automatisering dat bestaat bij gecentraliseerde crediteuren. Meer bedrijven gebruiken bijvoorbeeld een vorm van online facturen of elektronische overschrijvingen bij het betalen van gecentraliseerde crediteuren dan wanneer ze dat niet doen.