W2 Formulier voor arbeidsvoorwaarden

Een werkgever moet de W-2, loon- en belastingafschriften indienen voor al zijn werknemers. Het niet indienen van W-2's voor alle werknemers of het te laat indienen van W-2's kan zware straffen voor het bedrijf betekenen. Bedrijven kunnen W-2's handmatig of elektronisch indienen via de website van de socialezekerheidsadministratie.

Voer de naam van de werknemer correct in

Voer in vak E de voornaam en middelste initialen van de werknemer in het eerste vak in, de achternaam van de werknemer in het tweede vak en het achtervoegsel van de werknemer, indien van toepassing, in het derde vak.

Voer de loongegevens correct in

Voer het loonbedrag in, inclusief de komma en cent. Voeg geen dollarteken toe wanneer u looninformatie invoert.

opmaak

Gebruik alleen zwarte inkt wanneer u de formulieren handmatig invult. Inkt lichter dan zwart wordt niet geaccepteerd omdat de inkt kan vervagen, waardoor er een mogelijkheid ontstaat voor verkeerd gelezen informatie. Gebruik indien mogelijk het Courier 12-punts lettertype als u het formulier op een computer invult. Een groter lettertype is beter dan een kleiner lettertype, maar zorg ervoor dat alle informatie in de juiste vakken past.

De formulieren indienen

Stuur kopie A van formulier W-2 naar het Data Operations Center van de Social Security Administration. Kopieer 1 naar alle gewenste belastingafdelingen, inclusief overheids-, stads- en lokale instanties. U kunt maximaal 249 formulier W2's per post in hetzelfde pakket verzenden.

Verplichte elektronische archivering

Als u 250 of meer formulier W-2's verzendt, moet u dit elektronisch indienen. Als u om welke reden dan ook liever niet elektronisch wilt indienen, kunt u een verklaring van afstand aanvragen door Formulier 8508, Verzoek om afstand van het indienen van informatie retourneert elektronisch in te dienen. U moet het formulier 45 dagen voor de vervaldatum van het formulier W-2s indienen.

Deadlines indienen

Als u formulier W-2's verzendt, moet de overheid ze op 28 februari ontvangen. Als u elektronisch bestanden verzendt, moeten de formulieren uiterlijk op 31 maart zijn ingeleverd. U kunt bestraft worden voor het indienen van late W-2's.