Hoe e-mails met uitdrukkingen te schrijven

Bij het schrijven van een e-mail in vrijwel elke situatie, is het belangrijk om zo duidelijk en specifiek mogelijk te zijn. Omdat het voor de ontvanger van uw e-mail gemakkelijk is om uw woorden op de verkeerde manier te gebruiken, omdat er geen face-to-face contact is met het bericht, moet uw online communicatie verschillende soorten expressies bevatten en moet u anderen niet gebruiken. Goed geschreven uitdrukkingen in e-mails kunnen helpen uw boodschap duidelijk over te brengen, ook al spreekt u niet persoonlijk met de ontvanger.

1.

Begin uw e-mail met een basisuitdrukking van begroeting, afhankelijk van de ontvanger van het bericht en uw relatie met die persoon. Het gebruik van een uitdrukking zoals "Hallo" is geschikt voor correspondentie met vrienden, terwijl "Beste" een meer formele begroetingsuitdrukking is. Een uitdrukking als "Aan wie het kan doen" is ideaal wanneer u de naam van de beoogde ontvanger niet kent, bijvoorbeeld wanneer u naar een bedrijf schrijft.

2.

Geef uw reden voor de e-mail op als u deze voor een specifieke reden verzendt of als er dringend iets in het bericht staat. Tijdens een telefoongesprek kunt u wat beleefdheden uitwisselen voordat u de inhoud van uw gesprek begrijpt. Ga in de e-mailindeling meteen naar deze informatie met behulp van een uitdrukking zoals: "Ik schrijf deze korte notitie om uw toestemming te vragen ..." Op deze manier weet de ontvanger meteen waarom u schrijft .

3.

Vermijd het gebruik van cliches in e-mailcorrespondentie, omdat ze de e-mailontvanger kunnen verwarren en misleiden. In face-to-face gesprekken kunnen beide mensen gemakkelijk begrijpen wanneer je een cliché gebruikt, zoals: "Ik heb hem 50 keer gebeld voordat hij het opnam." Als je dit type verklaring in een e-mail zegt, kan het cliché verloren gaan bij de andere persoon.

4.

Wees voorzichtig met het gebruik van promissory expressions, omdat ze ernstiger lijken wanneer ze verschijnen via het geschreven woord. Als je iets zo onschuldig zegt als: "Ik bel haar vannacht", kan de e-mailontvanger je e-mail als een schriftelijke bevestiging van je geplande actie gebruiken. In de werkomgeving kan een baas je aansprakelijk stellen als je niet op beloofde uitdrukkingen volgt.

5.

Sluit uw e-mail af met een afsluitende uitdrukking die geschikt is voor uw relatie met de ontvanger en de context van het bericht. Een zakelijke applicatie kan uitdrukkingen bevatten zoals "Bedankt voor uw tijd" en "Met vriendelijke groet, " terwijl een informele e-mail niets anders vereist dan uw naam of zelfs bijnaam te ondertekenen.