Hoe een handelsmemo te beëindigen of te sluiten

Bedrijfseigenaren hebben verschillende documenten die op hun bureau of in hun e-mailbox komen. Als zakelijk leider hebt u ontelbare aantallen memo's gelezen, zodat u begrijpt dat communicatie en duidelijkheid essentieel zijn om actie te ondernemen. Er zijn vijf veel voorkomende typen bedrijfsmemo's. Sluit de memo's op een manier die mensen inspireert om actie te ondernemen.

Tip

• Het afsluiten van een bedrijfsmemorandum hangt af van het type memo dat u schrijft. De meeste memo's worden afgesloten met een call-to-action waarin de vereiste volgende stappen worden uiteengezet.

Afsluitende voortgangsrapporten

Langetermijnprojecten vereisen vaak dat relevante partijen worden geïnformeerd over de voortgang die wordt gemaakt. In de memo wordt uitgelegd waar het laatste voortgangsrapport is gebleven, in welke tijdlijnen u zich bevindt en wat de volgende stappen zullen zijn. Het schetst de reeds genomen acties en bereikte resultaten.

Als u bijvoorbeeld een website codeert voor een klant die naar verwachting zes maanden in beslag zal nemen, kunt u maandelijks een voortgangsrapport verzenden om de klant op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Het identificeert ook eventuele problemen die u bent tegengekomen. Het afsluiten van een voortgangsrapport schetst de volgende stappen en vraagt ​​actie van de andere partij om eventuele problemen of problemen op te lossen.

Meeting Minutes Memo

Bijeenkomst komt samen om een ​​groep mensen bij elkaar te brengen om problemen te bespreken, te brainstormen over resoluties en acties goed te keuren. Omdat vergaderingen vaak veel informatie bevatten, waarvan sommige niet relevant zijn voor de volgende stappen, wordt een memo gebruikt om de vergadering samen te vatten. Een bestuursvergadering kan stemmen over budgetitems.

Er kan ook een discussie zijn over het uitrollen van een nieuwe marketingstrategie. In de notulen van de vergaderingnotulen worden de belangrijkste punten samengevat en wordt besloten wat er van elke volgende partij wordt verwacht. Het zal ook de volgende vergaderdetails vaststellen als ze beschikbaar zijn, zoals de datum, tijd en locatie.

Incidentrapporten Conclusies

Dit type memo wordt gebruikt wanneer er iets gebeurt dat u moet documenteren voor een klant- of werknemersbestand. Een incidentrapport met een klant is vereist als iemand tijdens het lopen in uw winkel is gevallen. Een incidentrapport met een medewerker kan een schending van de gedragscode documenteren. Incidentmeldingen zijn het record van het evenement en bevatten de datum, tijd, locatie en omstandigheden achter het incident.

Deze worden bijgehouden in juridische of personeelsdossiers als bewijs van wat er is gebeurd. Sluit een incidentrapport af door op te merken of verdere actie vereist is. Als iemand gewond raakt, geef dan aan of medische evaluaties worden aanbevolen of besteld. Als een medewerker de gedragscode overtreedt, vermeld dan eventuele disciplinaire maatregelen en training die het incident zullen volgen.

Teamspecifieke richtlijnen

U kunt een memo gebruiken om uw team specifieke richtlijnen te geven. Soms is er een wijziging in een bepaalde regel of procedure. In de richtlijnnota worden deze wijzigingen geschetst en wordt aangegeven wat er van werknemers wordt verwacht.

Als een artsenkantoor bijvoorbeeld een nieuwe procedure heeft voor het omgaan met naalden (naalden of scalpels), moet elke medewerker een kopie krijgen van een memo waarin de verandering en eventueel verwacht nieuw gedrag wordt beschreven. Sluit een richtlijnmemo af door duidelijk de vereiste actie te herhalen, eventuele trainingsdata te vermelden en vervolgens aan te bieden om vragen van werknemers over de verandering te beantwoorden.

Enquiry Response Memo

Een medewerker, klant of partner kan informeren naar een product, beleid of procedure. Het onderzoeksantwoordmoment beantwoordt de vragen die in het onderzoek naar voren zijn gebracht.

Een medewerker kan bijvoorbeeld vragen waarom handschoenen in het magazijn nodig zijn. In de memo worden de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften uiteengezet en wordt ook het gebruik van veiligheidsapparatuur aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de feitelijke veiligheidsrisico's waar handschoenen in het magazijn tegen moeten beschermen. Dit type memo moet de persoon bedanken voor het onderzoek en moet ook herhalen waarom het beleid of de actie geschikt is.