Hoe effectief op afstand te communiceren

Tien procent van alle Amerikaanse werknemers telewerken thuis, volgens een rapport uit 2009 in de "MIT Sloan Management Review". Werken op afstand kan beter beheersbaar zijn voor grote bedrijven waarvan het personeel vaak een eng gedefinieerde rol heeft. Maar werknemers van kleine bedrijven zijn doorgaans verantwoordelijk voor een veelheid aan taken en opdrachten, wat betekent dat effectieve communicatie van cruciaal belang is om ervoor te zorgen dat elk teamlid bedrijfsprioriteiten begrijpt en precies weet op welke taken hij zich moet richten. De uitdaging voor managers in kleine bedrijven vergroten is het feit dat kleine bedrijven - met name tijdens de opstartfase - mogelijk geen fysieke kantoren hebben, zodat werknemers niet regelmatig face-to-face met hun manager communiceren - als helemaal niet. Daarom moeten managers in kleine bedrijven leren hoe ze effectief op afstand kunnen communiceren.

1.

Breng uw communicatie in evenwicht. Bescherm uzelf tegen de neiging van externe medewerkers om over het hoofd te worden gezien alleen maar omdat ze uit het zicht zijn. Laat de dag niet voorbij gaan zonder ten minste één keer met een medewerker op afstand te praten. Zorg er daarentegen voor dat u niet teveel communiceert met werknemers. Het in te korten van de tijd van de medewerker op afstand met e-mails, telefoontjes en berichten kan gezien worden als micromanaging en zal een afleiding zijn van het werk van de werknemer.

2.

Vervang de typische dagelijkse interacties aan de waterkoeler door korte maar frequente communicatie met de externe medewerker. Neem aan het begin van de dag contact op met je ondergeschikten om beleefdheden uit te wisselen, net zoals je bij zijn bureau zou stoppen om goedemorgen te zeggen. Neem contact op om te weten te komen hoe het met de dag gaat en houd hem op de hoogte van de dagelijkse gebeurtenissen op kantoor.

3.

Kies het juiste medium voor het bericht. Een e-mail is de beste keuze voor het verzenden van complexe instructies, omdat deze zo vaak als nodig door de werknemer kan worden opgeslagen, afgedrukt en opnieuw worden gelezen. Tijdgevoelige informatie per telefoon of expresbericht leveren, zodat u onmiddellijk kunt bevestigen of de medewerker het bericht heeft ontvangen - sms-berichten en e-mails zijn onderhevig aan vertraging. Lever vertrouwelijk nieuws en informatie per telefoon, zodat een verslag van de discussie niet per ongeluk kan worden gelekt.

4.

Denk kritisch na over hoe uw boodschap zal worden waargenomen. Het is moeilijk voor werknemers om de toon of intentie van uw bericht te bepalen zonder lichaamstaal als signaal. Overweeg slecht nieuws te leveren via de telefoon of door een persoonlijk gesprek te beleggen in plaats van een e-mail te sturen.

5.

Vergeet niet dat communicatie geen eenrichtingsverkeer is. Laat uw medewerkers weten hoe u het beste contact met u kunt opnemen en op welke tijden u beschikbaar bent. Geef oproepen en e-mails snel terug. Werknemers op afstand hebben niet de kans om met face-of-time contact te hebben met het hogere management. Communiceer de successen van de werknemer aan het hogere management, zodat hij wordt erkend voor zijn prestaties.

6.

Bied mogelijkheden voor de werknemer om met zijn leeftijdsgenoten om te gaan. Effectieve communicatie gaat verder dan alleen een medewerker en zijn manager. Om medewerkers volledig inzicht te geven in de bedrijfsactiviteiten, prioriteit en strategie, moeten medewerkers op af en toe een voortdurende discussie hebben met de andere leden van het team.

Tips

• Gebruik de juiste etiquette. Het gebruik van alle hoofdletters in een e-mail wordt bijvoorbeeld beschouwd als schreeuwen.
• Geef uw beschikbaarheid aan via een bedrijfsbrede instant messaging-systeem. Medewerkers kunnen meteen zien wie online is en beschikbaar is voor hulp.
• Stel geschreven doelen en takenlijsten in zodat uw ondergeschikte precies weet waar hij aan moet werken.