Hoe een projectplan te documenteren

Projectplannen geven de benodigde resources voor een project, de bijbehorende kosten en het bijbehorende schema. Terwijl projectmanagers al deze informatie beschouwen tijdens het planningsproces, moeten eigenaren van kleine bedrijven een goed systeem ontwikkelen voor het documenteren van de verschillende aspecten van het plan. Kleine bedrijven hebben doorgaans samenhangende projectteams die gemakkelijk communiceren zonder gedetailleerde documentatie, maar om goed te functioneren, vereisen projectcontroles en de evaluatie van de voortgang van het project objectieve documenten. Dergelijke controles zijn vooral belangrijk voor kleine bedrijven vanwege de beperkte interne middelen. Effectieve projectcontroles op basis van nauwkeurige documentatie leiden tot een verminderd risico.

Kosten

1.

Identificeer de kostencategorieën voor het project. Vermeld kosten voor materialen, apparatuur, diensten, vergunningen, arbeid en projectbeheer, indien van toepassing. Voeg eventuele andere kostencategorieën toe die van toepassing zijn op het specifieke project.

2.

Maak een bestandssysteem met kostencategorieën die overeenkomen met het project. Identificeer de belangrijkste kostenposten die behoren tot de categorie. Zoek de kosten voor elk item in de projectplannen en documenteer ze door gedetailleerde kosten in te voeren in het bestandssysteem.

3.

Voer bijgewerkte en werkelijke kosten in het systeem in zodra deze voor elk artikel beschikbaar zijn. Voer biedprijzen, inkooporderkosten, facturen en definitieve kosten in naarmate het project vordert.

Middelen

1.

Identificeer de benodigde middelen voor het project uit de projectplannen. Controleer het kostenarchiveringssysteem om ervoor te zorgen dat u de resourcekosten dekt. Maak een lijst van het type resource, de benodigde hoeveelheid en wanneer je het nodig hebt.

2.

Overeenkomen met de vereiste bronnen met die beschikbaar zijn van uw kleine bedrijf of leveranciers. Voeg in de bronnenlijst toe waar u de resource wilt leveren.

3.

Wijs medewerkers toe waar mogelijk de resourcevereisten te dekken. Voeg waar nodig contractmedewerkers toe. Wijs externe leveranciers toe voor werk dat je niet zelf kunt doen. Wijs materiaal- en apparatuurleveranciers toe.

4.

Maak een personeelsplan, een materieel leveringsplan en een apparatuurplan waarin de respectieve benodigdheden zijn opgenomen uit de lijst met bronnen. Werk deze categorieën bij naarmate de leveranciers contracten ontvangen en projectdetails wijzigen. Houd de revisies bij om de volledige projectdocumentatie bij te houden.

Planning

1.

Gebruik een softwareplanningsprogramma om het schema te documenteren. Gebruik de software om een ​​programmaevaluatie en overzichtstechniek voor te bereiden. Voer de projectplanning en planningsgegevens van het projectplan in het PERT-kaartprogramma in volgens de gebruikersinstructies.

2.

Optimaliseer het PERT-diagram door het schema te wijzigen om speling te voorkomen, tijden waarop het schema geen activiteit vertoont. Gebruik de PERT-software om het kritieke pad te identificeren.

3.

Print de eerste versie van het PERT-diagram af om het originele schema te tonen. Maak een lijst van de activiteiten op het kritieke pad die speciale aandacht vereisen en zorg ervoor dat ze op schema liggen. Nadat u aanpassingen hebt gemaakt, drukt u extra exemplaren van het PERT-diagram af om projectwijzigingen weer te geven.

Vooruitgang

1.

Voer de bronnen in het PERT-programma in. Laat de software het PERT-diagram herberekenen om ervoor te zorgen dat u voldoende bronnen hebt ingesloten om het project volgens het oorspronkelijke schema te voltooien.

2.

Gebruik het PERT-diagram om de voortgang bij te houden. Terwijl elke taak begint, voert u de start in en vervolgens het percentage voltooiing in het programma. Print de resultaten regelmatig af om de voortgang te documenteren.

3.

Controleer de voortgang met het oorspronkelijke schema en tegen de cumulatiekosten om er zeker van te zijn dat er geen grote afwijkingen zijn. Volg voortgang en kosten en voltooi het documentpercentage en percentage van het totale uitgegeven budget.