Hoe een werknemer te documenteren

Documentatie maakt een record van de prestaties van een werknemer, zowel de positieve als negatieve bijdragen aan het bedrijf. De documentatie stelt een tijdlijn vast voor gedragsproblemen en ondersteunt indien nodig beëindiging van het dienstverband door aan te tonen dat pogingen zijn ondernomen om de prestaties van de werknemer vóór de beëindiging te verbeteren. Medewerkersregistraties zorgen voor continuïteit als de medewerker naar een andere afdeling verhuist of onder begeleiding van een andere manager. Het nauwkeurig documenteren van het gedrag en zonder vooringenomenheid is de sleutel tot het creëren van effectieve medewerkersrecords.

1.

Bekijk het gevestigde bedrijfsbeleid voor het documenteren van werknemers. Volg, voor zover van toepassing, de procedure zoals uiteengezet in het beleid.

2.

Noteer specifieke incidenten met de werknemer in zijn dossier. Documenteer de feiten van het incident, inclusief wat leidde tot de situatie, de acties van de werknemer en de daaruit voortvloeiende effecten. Als de werknemer bijvoorbeeld niet kon komen opdagen zonder te bellen, was het mogelijk dat het team niet in staat was een project waaraan hij deelnam, te voltooien.

3.

Datum elke vermelding om een ​​chronologische tijdlijn van de opmerkelijke acties door de werknemer te tonen. Voeg de tijd van de dag toe als die informatie relevant is.

4.

Documenteer eventuele disciplinaire maatregelen die zich hebben voorgedaan, indien nodig. Neem de stappen die u hebt genomen en de reactie van de werknemer op, waarbij u ervoor zorgt dat de informatie feitelijk wordt vermeld zonder er emotie aan toe te voegen.

5.

Schrijf de stappen op die u neemt om de medewerker te helpen haar gedrag te veranderen. Dit kan het herzien van het relevante werknemersbeleid met haar omvatten, haar naar een training sturen of een actieplan voor haar opstellen om te verbeteren.

6.

Vraag de medewerker naar zijn kijk op de situatie of zijn redenering voor zijn daden. Neem die informatie op in de records. Als hij bijvoorbeeld een uur te laat is gekomen, vraag hem waarom en documenteer zijn reden.

7.

Volg de documentatie regelmatig op om vast te leggen of de medewerker vorderingen maakt. Neem positieve resultaten op wanneer dat relevant is, zodat de documentatie de mogelijkheden en acties van de medewerker nauwkeurig weergeeft.

Waarschuwing

• Nooit persoonlijke aanvallen, discriminerende opmerkingen of soortgelijke informatie in de documentatie opnemen, omdat u zich openstelt voor juridische stappen. Blijf bij feiten en opmerkingen over de werknemer in plaats van geruchten of aannames.