Hoe schrijf ik een positief zakelijk e-mailbericht?

Het schrijven van een positief zakelijk e-mailbericht houdt in dat je duidelijk je doel definieert, openbare (niet privé) kwesties bespreekt en emotionele reacties, jargon of straattaal vermijdt. Door slechts één onderwerp te behandelen en dit in uw onderwerpregel te specificeren, kunt u zich richten op het uitdrukken van een zelfverzekerde bevestiging en een oproep tot actie specificeren. Beschrijf de inhoud van bijlagen, indien van toepassing, en vermeld wat de ontvanger of ontvangers met de materialen moeten doen. Neem altijd een handtekening en contactinformatie op voor follow-up als er vragen zijn. Omgaan met zakelijke problemen met e-mail vereist zorgvuldige aandacht voor detail om misverstanden en onnodige conflicten te voorkomen.

1.

Start een nieuw bericht met behulp van uw e-mailtoepassing. Geef aan voor wie het bericht is bedoeld en geef eventueel aan wie het bericht moet worden gekopieerd of blind gekopieerd. Vermijd het gebruik van een brede distributielijst omdat de verleiding om de functie "Allen beantwoorden" te gebruiken, problemen veroorzaakt, vooral wanneer u met e-mail omgaat met mogelijk volatiele problemen. Geef een onderwerp aan. Wees zo specifiek mogelijk en vermijd het gebruik van negatieve of opruiende woorden. Als u bijvoorbeeld een geschil over een projectdeadline wilt oplossen, gebruikt u een uitdrukking als 'Opties voor projectdeadline'.

2.

Begroet de ontvanger of ontvangers. Vooral als de boodschap is gericht op klanten, belanghebbenden of sponsors, gebruik dan een formele begroeting. Het opnemen van een persoonlijk adres geeft een positieve toon aan de e-mail.

3.

Schrijf een inleidende zin die beschrijft waarom u het bericht verzendt. Vermijd persoonlijke gegevens in een e-mail, met behulp van e-mail om een ​​fout te verdoezelen of verrassend slecht nieuws over te brengen als u dit persoonlijker of via een telefoontje effectiever zou kunnen afhandelen.

4.

Leg in enkele alinea's uit wat u wilt dat de lezer of lezers doen wanneer zij uw bericht hebben gelezen. Neem indien nodig verklarende verwijzingen of bronnen op. Geef indien nodig alternatieve oplossingen. U kunt bijvoorbeeld in een bericht dat is ontworpen om een ​​annulering van een evenement over te brengen, alternatieve datums en tijden vermelden en registratiegegevens opgeven.

5.

Vat uw berichtintentie en vereiste acties samen. Gebruik geen luchtig sarcasme of humor, want deze luchtige technieken kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd, vooral in multiculturele omgevingen. Als u een negatief bericht beantwoordt of doorstuurt, verander dan niet het oorspronkelijke bericht, maar probeer de negatieve gevoelens in een positiever licht te stellen door alternatieve oplossingen aan te bieden.

6.

Gebruik asterisken, vet opmaken en kleur of lettergrootte om belangrijke woorden te benadrukken, maar vermijd het gebruik van deze technieken overdreven, met name rode kleuren, omdat dit een onnodig negatieve boodschap kan overbrengen. Gebruik spaarzame emoticons omdat ze onprofessioneel kunnen lijken. Ga er niet vanuit dat een smiley na een negatieve verklaring er een positieve van maakt.

7.

Controleer uw spelling, grammatica en interpunctie voordat u het bericht verzendt. Als u dit doet, hebt u de tijd genomen om een ​​positieve, nuttige boodschap voor te bereiden om informatie over te brengen, een probleem op te lossen of te reageren op een vraag.