Hoe dragen documentatieprocedures bij tot een goede interne controle?

Bedrijven stellen interne controles in om risico's te beperken. Mogelijke risico's zijn verliezen, slechte uitvoering van contracten, slechte kwaliteit en niet-naleving van regelgeving. Documentatieprocedures beschrijven de documenten die het bedrijf nodig heeft om zijn controlesystemen te implementeren en wijzen de verantwoordelijkheid voor taken en acties aan. Kleine bedrijven hebben doorgaans minder documentatie of bedieningselementen nodig dan grotere bewerkingen omdat elke medewerker meerdere functies vervult en de verantwoordelijkheden duidelijker zijn. Doeltreffende documentatieprocedures die resulteren in een minimum aan efficiënte controles kunnen kleine bedrijven een concurrentievoordeel geven.

Organisatie

De basis voor effectieve interne controle is een organigram met functiebeschrijvingen. Documentatieprocedures moeten specificeren dat de functiebeschrijvingen duidelijk de taken en verantwoordelijkheden van elke functie in het bedrijf beschrijven. De documentatieprocedures wijzen de verantwoordelijkheid toe voor de voorbereiding en bijwerking van het organigram en hoe het bedrijf de grafiek gebruikt. Typisch ontvangen medewerkers een kopie met details over hun positie en functiebeschrijving bij het starten van een baan.

Beleid en procedures

Documentatieprocedures specificeren meestal dat een medewerkershandleiding alle relevante beleids- en proceduurdocumentatie moet bevatten. Ze geven aan wat de handleiding moet bevatten, wie verantwoordelijk is voor het schrijven en bijwerken van het beleid en de procedures, en hoe het bedrijf deze communiceert aan de werknemers. Documentatieprocedures bepalen meestal dat werknemers een exemplaar van de handleiding ontvangen wanneer ze beginnen te werken, tekenen dat ze deze hebben ontvangen en akkoord gaan met het naleven van het beleid en de procedures. Ze ontvangen updates wanneer ze zich voordoen.

Autorisaties en goedkeuringen

Gedocumenteerde organigrammen en medewerkershandboeken vormen de basis voor interne controles, maar ze moeten de eigenlijke beheersmaatregelen bevatten. Documentatieprocedures beschrijven dergelijke maatregelen. Ze beschrijven documenten met een lijst van werknemers die beslissingen kunnen nemen en die uitgaven kunnen goedkeuren. Elk document moet precies specificeren wat de werknemer kan autoriseren of goedkeuren, welke vorm de goedkeuring of autorisatie zal aannemen en de limieten. Een typisch voorbeeld is dat een bepaalde medewerker geautoriseerd is om een ​​aankoop van maximaal $ 10.000 goed te keuren door de bijbehorende aanvraag te initialiseren.

Ondersteunende documentatie

Sterke interne controlesystemen zijn gebaseerd op ondersteunende documentatie om de basis voor beslissingen te detailleren. Documentatieprocedures specificeren welke beslissingen ondersteunende documentatie vereisen en beschrijven de aard ervan. Voor een goedkeuring van een bestelling kan bijvoorbeeld een aanvraag vereist zijn. De documentatieprocedure specificeert dat een medewerker een aanvraag moet voorbereiden voordat hij om goedkeuring van een bestelling vraagt ​​en geeft de informatie op die de aanvraag moet bevatten.

Rapportage

Een belangrijk element in de interne controle is het rapporteren van belangrijke bedrijfsinformatie. Documentatieprocedures versterken de interne controle door te specificeren welke informatie dergelijke rapporten moeten bevatten, wie verantwoordelijk is voor hun voorbereiding en wie de rapporten ontvangt. Sommige rapporten bevatten vertrouwelijke informatie en de documentatieprocedure moet specificeren welke rapporten gevoelig zijn en gedetailleerde veiligheidsmaatregelen bevatten.

Verzoening

Zelfs in kleine bedrijven resulteren documentatieprocedures in verschillende documenten met onafhankelijke bronnen. Een effectieve methode om hun juistheid te controleren, is om verzoening in te stellen tussen vergelijkbare gegevens van verschillende auteurs. In de documentatieprocedure moet worden aangegeven welke afstemming moet plaatsvinden en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Het moet een methode beschrijven voor het omgaan met discrepanties en de verantwoordelijkheid voor het oplossen van verschillen toewijzen.