Vier soorten communicatie bij zakelijk schrijven

Effectieve bedrijven gedijen op sterke communicatievaardigheden. Schriftelijke communicatie wordt met name op allerlei manieren gebruikt in alle soorten bedrijven. Goede zakelijke communicatiestijlen verbeteren de interoffice-communicatie, moedigen het succes bij medewerkers aan en verbeteren de bedrijfsresultaten. Het begrijpen van verschillende schrijfstijlen voor bedrijven helpt de algemene bedrijfsdocumentatie te verbeteren.

Resultaatgerichte communicatie

Een aspect van zakelijk schrijven is gericht op het produceren van resultaten. Resultaatgericht zakendoen wordt gekenmerkt door actieve stem, waardoor de lezer wordt aangemoedigd iets te doen. Deze schrijfstijl moet eindigen met een oproep tot actie en specifieke instructies voor de lezer om te volgen. Dit type communicatie gebeurt meestal binnen een kantoor. Een projectmanager kan een memo sturen naar zijn team met doelen voor de week en manieren voor het team om deze doelen te bereiken. De toon van een dergelijk stuk moet motiverend zijn om resultaten aan te moedigen.

Informatieve communicatie

Niet elk stuk zakelijk schrijven heeft een langetermijn- of significant doel. Sommige documenten bieden eenvoudig informatie aan werknemers, of het nu gaat om een ​​e-mail over een verandering in personeelsbeloningen of een hulphandleiding voor de kantoor-kopieermachine. Deze informatieve stukken moeten bondig en duidelijk worden geschreven. De stukken moeten preventief alle vragen beantwoorden die een lezer zou kunnen hebben. Een gedeelte met veelgestelde vragen over de inhoud kan bijvoorbeeld helpen de informatie te verduidelijken.

Overtuigende communicatie

Sommige zakelijke schrijven heeft een overtuigende toon. Veel organisaties dienen voorstellen in om meer werk te krijgen, of het nu gaat om een ​​schoonmaakdienst die een nieuwe klant wil binnenhalen of een non-profitorganisatie die een overheidssubsidie ​​aanvraagt. In dit soort communicatie gebruiken schrijvers overtuigende taal, met de nadruk op het benadrukken van de voordelen voor de lezer. Met behulp van "jij" -stemmen van tweede persoon kunnen schrijvers vertellen hoe de lezer positief beïnvloed wordt door zaken te doen met zijn organisatie.

Negatieve communicatie

In het bedrijfsleven levert niet elk stuk geschreven materiaal positieve informatie op. Schrijven over een negatief onderwerp is voor de meeste zakelijke schrijvers een uitdagende, maar vaak onvermijdelijke taak. Een specialist op het gebied van human resources zou bijvoorbeeld een brief moeten schrijven over een ontslag- of ontslagvergoeding. In dit type communicatie moet de schrijver een stevige maar empathische toon gebruiken en kort en bondig schrijven om essentiële informatie op een directe manier te verstrekken.