Essenties van zakelijke communicatie

Het bedrijfsleven is vol met mogelijkheden voor slechte communicatie om geweldige ideeën of anderszins uitstekende situaties te verpesten. Het is daarom van groot belang dat bedrijven een effectief communicatiebeleid opstellen en dat medewerkers deze zorgvuldig beoordelen en toepassen. In sommige gevallen valt effectieve zakelijke communicatie samen met elementaire goede manieren: anderen eerlijk behandelen en beleefd met elkaar omgaan. In andere gevallen heeft bedrijfscommunicatie een eigen communicatie-niche voortgebracht die rekening houdt met de steeds veranderende verwachtingen van de moderne wereld.

Professioneel op elkaar inwerken

Professioneel gedrag is een van de belangrijkste elementen van effectieve zakelijke communicatie. Professionaliteit zorgt ervoor dat dingen die beter niet worden achtergelaten of ongedaan blijven ongezegd of ongedaan blijven, en in de bedrijfswereld kan dit soms het verschil betekenen tussen een contract van meerdere miljoenen dollars en bedrijfsfaillissementen. Bovendien valt professionaliteit vaak onder de categorie etiquette en de 'gouden regel' om anderen te behandelen zoals je wilt dat ze je behandelen. Professionaliteit resulteert in zorgvuldig voorbereide rapporten, nauwkeurige presentatie van informatie en voortdurend in gedachten houdend dat het bedrijf bestaat voor zijn klanten en niet alleen voor zichzelf.

Vermijd gezichtsloosheid

Met de komst van het internettijdperk is de gezichtsloosheid van computers een groeiend probleem geworden voor bedrijven. Aan de ene kant is computergebaseerde communicatie eenvoudig en handig; Aan de andere kant kan het bedrijf ervoor zorgen dat het bedrijf ongrijpbaar wordt voor zijn klanten, waardoor klanten het gevoel hebben dat ze communiceren met machines in plaats van met mensen. Dientengevolge vereist effectieve zakelijke communicatie dat bedrijven zichzelf een gezicht geven, waardoor klanten kunnen communiceren met mensen in plaats van spraakopnames en een persoonlijk tintje kunnen geven bij het omgaan met klantproblemen.

Uitblussend vertrouwen, geen arrogantie

Vertrouwen is een uitstekende kwaliteit, maar vertrouwen kan soms worden verward met arrogantie, met als gevolg slechte communicatie en gemiste kansen. Klanten en collega's moeten inzien dat een werknemer vertrouwen heeft in zijn capaciteiten en in de kennis om essentiële informatie over te brengen. Vertrouwd gedrag is op zichzelf een element van professionaliteit en etiquette. Wanneer vertrouwen echter verwaand wordt, verliest het zijn aantrekkingskracht en laat het de focus liggen op de werknemer in plaats van op de klant of collega, waar het zou moeten zijn.

Aanpasbaarheid creëren

De verscheidenheid aan sociale netwerksites die beschikbaar zijn, biedt bedrijven de mogelijkheid om toegankelijkheid te creëren en het imago te vernieuwen voor een publiek dat altijd in ontwikkeling is. Zelfs het grootste bedrijf kan gebruikmaken van zakelijke communicatiemogelijkheden om klanten eraan te herinneren dat het bedrijf bestaat uit mensen, en klanten kunnen zich op hun gemak voelen in de omgang met deze mensen wanneer ze dit nodig hebben. Met de reeks internetopties die beschikbaar zijn, kunnen bedrijven online forums aanbieden voor klantdiscussies, Facebook-accounts die klanten en anderen "vrienden" kunnen zijn en instant messaging voor klanten om vragen meteen beantwoord te krijgen.