Documentatie van belangrijke boekhoudprocessen

Hoewel belangrijke boekhoudprocessen memo's niet de verhaallijn van uw favoriete roman bevatten, bieden ze wel controle over de financiële rapportage van uw bedrijf. Documentatie van belangrijke boekhoudprocessen is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat bedrijfsactiviteiten op een consistente manier en in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen worden verantwoord. Als u de stappen begrijpt bij het maken van een accountingprocesmemo, kunt u deze procedure bij uw kleine onderneming implementeren.

Transactiecyclus

Documentatie voor het boekhoudproces wordt meestal beheerd door de transactiecyclus. Alle boekhoudprocessen met betrekking tot aankopen worden bijvoorbeeld vaak opgenomen in dezelfde boekhoudprocesmemo. In kleine bedrijven die groot genoeg zijn om een ​​boekhoudafdeling te ondersteunen, wordt documentatie meestal geïnitieerd door een boekhoudkundige manager of controller die bepaalt welke soorten transacties van gewone aard zijn om in een beleid te documenteren. In kleinere bedrijven worden deze processen meestal overgenomen door de enige accountant van het bedrijf. Nadat deze transacties zijn geïdentificeerd, worden ze gegroepeerd per transactiecyclus en begint de procesdocumentatie.

Goedkeuringen en interne controle

Documentatie voor het boekhoudproces moet beschrijvingen bevatten van goedkeuringen of interne controleactiviteiten die worden gevolgd bij het verwerken van een transactie. De meeste bedrijven vereisen bijvoorbeeld gelaagde goedkeuringsniveaus bij het doen van aankopen. Een standaard gelimiteerd goedkeuringsbeleid stelt werknemers in staat om zonder goedkeuring een bepaald niveau te besteden, grotere aankopen vereisen goedkeuring van de supervisor of manager en de grootste aankopen vereisen de goedkeuring van de eigenaar. Soortgelijke procedures worden vaak toegepast voor kredietgoedkeuringen en het aangaan van contracten namens het bedrijf. Welke goedkeuringen u ook opstelt voor uw bedrijf, het documenteren van het besturingselement is slechts de helft van het gevecht. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat het personeel van het bedrijf contact opneemt met de werknemers om ervoor te zorgen dat de regels worden nageleefd.

Boekhoudkundige behandeling

Het belangrijkste deel van een boekhoudprocesmemo is de beschrijving van de boekhoudkundige behandeling. Een boekhoudkundige behandeling is een beschrijving van hoe transacties moeten worden verantwoord. Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes bieden vaak ruimte voor discretie bij het kiezen van een boekhoudkundige behandeling, maar meestal vereisen ze dat de procedure consequent wordt toegepast. Door het standpunt van het bedrijf te documenteren over de administratieve verwerking van routinetransacties, kunnen eigenaren van kleine bedrijven ervoor zorgen dat het bedrijf consequent boekhoudt voor bedrijfsactiviteiten. Dit gedeelte moet een beschrijving van de transactie bevatten, de juiste boekhouding voor de transactie, een citaat van het toepasselijke boekhoudprincipe dat wordt toegepast en de procedure die vereist is om goedkeuring te verkrijgen als u van de procedure moet afwijken.

Verandermanagement

Herziening en bijwerking van boekhoudproces-memo's zouden minstens jaarlijks moeten plaatsvinden of wanneer belangrijke wijzigingen worden doorgevoerd in de manier waarop het bedrijf werkt. Om ervoor te zorgen dat wijzigingen tijdig worden gedocumenteerd, moeten eigenaren van kleine bedrijven de wijzigingen in het zakelijke deel van de maandelijkse afsluitprocedure beoordelen. Als eigenaren het bedrijf voor relevante wijzigingen onderzoeken als onderdeel van een maandelijkse beoordeling van bedrijfsresultaten, worden eventuele wijzigingen geregistreerd binnen de maand waarin ze zich voordoen. Stel dat een tijdschrift bijvoorbeeld een nieuwe abonnementsoptie van een jaar uitrolt in plaats van alleen tijdschriften in lokale winkels te verkopen. Deze wijziging vereist dat de eigenaar bepaalt hoe abonnementsinkomsten moeten worden verwerkt. Door aan het eind van de maand de details van het nieuwe aanbod te achterhalen, kan zelfs een eigenaar die het bedrijf niet actief beheert ervoor zorgen dat de juiste procedures worden gevolgd.