Documentatievereisten voor zakelijke uitgaven met de IRS

Hoewel de Internal Revenue Service vereist dat uw bedrijf alleen bepaalde stukjes papierwerk indient, zoals 1099-formulieren, is juiste documentatie van cruciaal belang als uw bedrijf ooit wordt geconfronteerd met een belastingaudit. Tenzij u voldoende aantekeningen en kwitanties heeft die alle zakelijke uitgaven documenteren die u hebt afgetrokken van aangiften in het verleden, kan de IRS u aansprakelijk vinden voor nabetalingen bovenop forse boetes en rentebetalingen.

Fotografisch bewijsmateriaal

Om een ​​aftrek voor een thuiskantoor te claimen, moet u uw kantoorruimte uitsluitend aan werkdoeleinden wijden. Het bedrag van uw huur of hypotheek, nutsvoorzieningen en zelfs uw telefoonrekening is direct gecorreleerd aan de vierkante meters van deze speciale ruimte. Bonnie Lee van het magazine Entrepreneur stelt voor om gedateerde foto's van uw thuiskantoor te nemen als bescherming in het geval van een audit, vooral als de plaatsing of het gedeelte van uw kantoor in de loop van de tijd verandert. In sommige gevallen kan een video van iemand die de ruimte meet, de behoefte aan een huisbezoek tijdens een audit elimineren.

Foto's van gerelateerde items of uitgaven waar u geen bonnetje voor hebt, zoals een opnieuw gemaakte boekenkast die u nu in uw thuiskantoor gebruikt, zijn ook nuttig.

Langdurig bijhouden van records

De IRS kan een aangifte van jaren geleden auditen, dus het is belangrijk om oude records te bewaren. In een interview met het tijdschrift Inc. stelt het boekhoudkantoor Hirsch & Silberstein voor om alle ontvangsten, geannuleerde cheques en bankafschriften minstens zeven jaar te bewaren. Bewaar altijd onroerend goed records en kopieën van elke vorige belastingaangifte, ongeacht hoe oud.

Werknemersdocumentatie

Volgens de IRS moet elke werknemer Formulier I-9 invullen: Tewerkstellingsverificatie. U moet ook het formulier W-4: Bewaarloon werknemer werknemer invullen om het bedrag te berekenen dat achtergehouden moet worden bij de salarisstrook. Freelance contractanten en andere occasionele werknemers moeten formulier W-9 invullen: Verzoek om identificatiecode en identificatie van belastingbetalers. Bewaar de originele exemplaren van al deze formulieren voor onbepaalde tijd.

Als u werknemers heeft, moet uw bedrijf formulier W-2: Loon- en belastingafschriften indienen bij de IRS en elk jaar vóór 31 januari een kopie uitdelen aan de medewerker en de socialezekerheidsadministratie. Als u onafhankelijke contractanten hebt aangenomen, moet u formulier 1099-MISC indienen bij de IRS en elk jaar vóór 31 januari een kopie verstrekken aan de contractant.

Ontvangsten voor aankopen en uitgaven

IRS-publicatie 583 schetst een volledige lijst van aankopen en uitgaven waarvoor het bedrijfseigenaren aanmoedigt om gegevens bij te houden. Er is geen specifieke methode voor het bijhouden van gegevens vereist, maar u moet over voldoende documentatie beschikken om alle uitgaven of aankopen te verifiëren die u op uw belastingaangifte heeft geclaimd, naast verificatie van alle zakelijke inkomsten. Organiseer ontvangsten per fiscaal jaar en categorie voor eenvoudige naslag in de toekomst.