De beste manier voor HR om een ​​W-4 uit te leggen

Het is aan uw werknemers om hun W-4-formulieren correct in te vullen en deze tijdig aan de salarisadministratie te bezorgen. Het formulier kan echter verwarrend zijn, dus het is het beste als personeelsleden van personeelsleden het belang uitleggen van het correct invullen van het formulier voor alle nieuwe werknemers.

Trainingsmethode

Als meerdere medewerkers om dezelfde tijd worden ingehuurd, kunt u het formulier tegelijkertijd aan iedereen uitleggen. Als ze op verschillende tijdstippen worden ingehuurd, leg dan het formulier apart uit aan elk van hen. Geef de informatie persoonlijk door in plaats van alleen te vertrouwen op elektronische handleidingen of papieren handleidingen. Dit stelt medewerkers in staat om vragen te stellen en ter plekke antwoorden te krijgen.

vergoedingen

Breng het belang van emissierechten op de W-4 onder de aandacht. Leg uit dat emissierechten hun belastbaar inkomen verlagen, en als ze meer claimen dan waar ze recht op hebben, kunnen ze uiteindelijk de Internal Revenue Service komen betalen. Ga door lijnen A tot en met G van het werkblad Persoonlijke aftrekken met elke werknemer om te komen tot het juiste totaal voor lijn H van het werkblad en uiteindelijk voor regel 5 van het certificaat Wachtlijstreductie werknemer van de W-4.

Archiefstatus

Vermeld de impact indieningstatus heeft bij inhouding. De enige status is de hoogste belastingschijf en de gehuwde status is de laagste. Als een gehuwde werknemer meer belasting wil, omdat zowel hij als zijn echtgenoot werken, kan hij kiezen voor de optie 'Getrouwd, maar achterhouden tegen hogere Single Rate'. Hij moet de juiste aanvraagstatus controleren op regel 3 van het certificaat van inhouding van de roerende voorheffing.

Vrijgesteld van achterhouden

Relay de voorwaarden waaronder werknemers vrijstelling van inhouding kunnen claimen en hoe ze het formulier moeten invullen als ze daarvoor in aanmerking komen. Vanaf 2013, als iemand anders de werknemer kan opeisen als een afhankelijk van zijn belastingaangifte en als het inkomen van de werknemer hoger is dan $ 1.000 en inclusief een niet-verdiende inkomen van meer dan $ 350, kan ze geen vrijstelling claimen op regel 7 van het formulier.

Tweede pagina

Terwijl sommige medewerkers misschien alleen pagina 1 van de W-4 moeten invullen, moeten anderen misschien ook pagina 2 invullen. Verklaar de voorwaarden voor het claimen van Inhoudingen en aanpassingen op pagina 2, die van invloed zijn op het bedrag dat werknemers moeten claimen op regel H van het werkblad en regel 5 van de eerste pagina. Als werknemers meer dan één baan hebben of als zij en hun echtgenoten werken, moeten ze het werkblad tweeverdieners / meerdere banen invullen, wat resulteert in een extra bronbedrag dat moet worden vermeld op regel 6 van pagina 1.

W-4 Gevolgen

Leg de straffen uit voor het onjuist invullen van het formulier of het niet indienen van het formulier. In het eerste geval kan het aanrekenen van te veel vergoedingen ertoe leiden dat de IRS de inhouding van de werknemer op de juistheid beoordeelt en mogelijk een inlogbrief stuurt om de inhouding naar het juiste bedrag te wijzigen. In het laatste geval moet u de hoogste belastingschijf van een enkele status met nul rechten onthouden totdat de werknemer zich in het formulier bevindt. Ook kan de IRS werknemers die valse informatie op hun W-4's zetten, een boete van $ 500 in rekening brengen.

overwegingen

Moedig medewerkers aan om hun W-4's elk jaar opnieuw te bekijken en, indien van toepassing, een nieuwe in te dienen voor de payroll die ze willen dat de verandering doorgaat. Verwijs ze naar de IRS online broncalculator, die hen kan helpen om het formulier correct in te vullen, zodat ze de federale inkomstenbelasting niet overdrijven of onderbetalen.