Een voorbeeld van goede klantenservice

Als veel mensen denken aan goede klantenservice, komt het adagium 'de klant heeft altijd gelijk' meestal in je op. De klant heeft echter vaak geen gelijk. De manier waarop u met dergelijke situaties omgaat, kan bepalen hoe anderen uw bedrijf waarnemen en, uiteindelijk, of zij u betuttelen. Ongeacht wiens schuld een klantenserviceprobleem is, er zijn manieren om klachten te corrigeren, zodat uw klanten tevreden zijn en uw bedrijf gedijt.

Klant fout

Soms kom je een situatie tegen waarin een klant de werkelijke oorzaak van zijn klacht is. Omgaan met deze situaties met tact is de sleutel tot het leveren van goede klanten. Stel dat u een kledingboetiek bezit met een retourbeleid van zeven dagen dat duidelijk wordt vermeld op uw kassabonnen, en een klant brengt een jurk terug tot 12 dagen na haar aankoop. Om het probleem op te lossen, kunt u uw terugkeerbeleid aan haar uitleggen, de retourzending accepteren als deze ongedragen is en kan worden doorverkocht en haar toekomstige bedrijf dan verwelkomen. Op deze manier krijgt de klant wat ze wil, en mis je niet omdat je de jurk kunt doorverkopen.

Bedrijf Fouten

Hoe vaak je het ook probeert te vermijden, het is zeer waarschijnlijk dat je op een gegeven moment de oorzaak zult zijn van de ontevredenheid van een klant. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk om alles te doen wat u kunt om het probleem snel op te lossen naar de tevredenheid van de klant. Als u bijvoorbeeld aangepaste handtassen maakt, maar de verkeerde stof gebruikt voor de bestelling van een klant, zou het beste zijn om haar geld terug te betalen en te betalen voor verzending om de verkeerde tas terug te sturen, of haar bestelling opnieuw te verzenden en retourzending aan te bieden voor de verkeerde handtas.

Beledigende situaties

Het vergt geduld om goede service te bieden aan abusieve klanten. Misbruik is meestal in de vorm van schreeuwen, beledigend zijn of vloeken uitschelden. Als dit gebeurt, buig je dan niet naar het niveau van de klant en beledig je niet en schreeuw niet. Om goede klantenservice te bieden, sta hem toe om te praten en vraag hem om te kalmeren zodat je hem kunt helpen. Als dit niet werkt, licht je de klant vriendelijk in dat je hem niet kunt helpen, tenzij hij in staat is om te horen wat je zegt. Als hij nog steeds beledigend is, kun je misschien andere keus hebben dan hem te vragen om je etablissement te verlaten of de telefoon op te hangen. Dit doen is geen slechte klantenservice - niemand zou herhaaldelijk misbruik moeten plegen, zelfs van een klant.

Communicatie

Ervoor zorgen dat u er alles aan doet om effectief en duidelijk met uw klanten te communiceren, is essentieel voor een goede klantenservice. Dit kan het duidelijk vermelden van het bedrijfsbeleid zijn, zodat klanten ze kunnen zien, het aanbieden van een website waar ze contact- en productinformatie kunnen krijgen, of het verspreiden van tevredenheidsenquêtes en vragenlijsten. In het geval van een probleem kan het delen, in plaats van verbergen, van uw klanten van invloed zijn op hun loyaliteit jegens u. Als u bijvoorbeeld make-up verkoopt die wordt teruggeroepen vanwege een veiligheidsprobleem, doet u er alles aan om persoonlijk contact op te nemen met uw klanten, of dit nu per post, e-mail of telefoon is, om hen te waarschuwen en restituties aan te bieden. Ze hoeven niet meer te weten te komen over het terughalen van lokale media of vrienden voordat ze het van je horen.

Waarborgen van garanties

Als je een klant een belofte doet, of het nu expres is of per ongeluk, dan is je beste kans om het te honoreren. Anders biedt u geen goede klantenservice. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een grafisch ontwerpbureau bezit en elke klant garandeert dat hij zoveel revisies van zijn ontwerp kan ontvangen als hij wil. Als een bepaalde klant om 29 herzieningen vraagt, is het beter om het werk zonder klacht te doen en je belofte na te komen, in tegenstelling tot het aantal correcties dat je maakt te beperken. Als die klant haar collega's vertelt dat je je garantie niet hebt gehaald, kun je potentiële klanten verliezen en een bezoedelde reputatie hebben.