Hoe schrijf je een brief aan een verkoopteam?

Als eigenaar van een bedrijf weet u waarschijnlijk dat soms de eenvoudigste en snelste manier om met uw verkoopteam te communiceren, is door een brief te schrijven die uiteindelijk de vorm van een e-mail kan aannemen. Of u nu schrijft om een ​​wijziging in de procedure door te geven of om een ​​personeelsadvertentie aan te kondigen, maak een brief die beknopt is. Uw verkopers zijn immers erg druk om u te vertegenwoordigen. En mis nooit een kans om "de troepen in te schakelen" met een positieve strijdkreet.

1.

Stel de juiste toon in voor uw brief door een positieve houding te koppelen aan uw doel. Als u bijvoorbeeld schrijft dat uw verkoopteam een ​​nieuw callcenter voor buiten kantooruren voor uw klanten moet informeren, zegt u misschien: "Ik ben verheugd u te informeren dat vanaf maandag een callcenter beschikbaar is om vragen van klanten te beantwoorden. tussen 18.00 uur en 08.00 uur doordeweeks. "

2.

Geef wat achtergrondinformatie en een korte reden. Werp uw informatie in een positief daglicht, maar vervorm het niet. Vergeet niet dat uw geloofwaardigheid op het spel staat, dus eerlijkheid en nauwkeurigheid zijn van vitaal belang. In dit geval zou u kunnen zeggen dat het callcenter wordt ingesteld om beter te voldoen aan de behoeften van gewaardeerde klanten wanneer verkopers of andere vertegenwoordigers van het bedrijf meestal niet beschikbaar zijn.

3.

Geef elke dag aan wat uw nieuws voor uw verkoopteam betekent. Vergeet niet dat werknemers willen weten hoe hun dagelijks leven zal worden beïnvloed. Anticipeer op hun vragen, bezwaren of angsten en wijs ze direct af. Vermeld in dit voorbeeld dat het callcenter uw verkoopteam moet bevrijden van de soms onuitgesproken verwachting dat ze de klok rond beschikbaar moeten zijn voor klanten.

4.

Leg alle relevante details uit en communiceer uw verwachtingen. In dit geval moet u het telefoonnummer van het callcenter opgeven en aangeven hoe u verwacht dat uw verkoopafdeling contact heeft met het callcenter.

5.

Breng uw enthousiasme en vertrouwen over. In dit geval zou u kunnen zeggen dat u het callcenter als een andere demonstratie van de missie van uw bedrijf ziet om '24 uur per dag een superieure klantenservice te bieden'.

6.

Bieden om vragen te beantwoorden, maar sluit uw brief op een positieve noot. Nodig uw verkoopteam uit om door het callcenter te toeren en de medewerkers van het centrum te ontmoeten tijdens een informele open dag. Zorg voor een gevoel van teamwerk en samenwerking dat zo belangrijk is voor het werk van toegewijde verkoopmedewerkers.

7.

Zet je brief een paar uur opzij - of zelfs een dag - en bekijk deze met een nieuw perspectief voordat je hem verzendt. Analyseer uw woordkeuzen, emotie en bijvoeglijke naamwoorden, wetende dat uw verkoopkracht uw brief waarschijnlijk onder de loep zal nemen en tussen de regels zal lezen.

Tip

• Zoals met alle vormen van bedrijfscommunicatie, verspreidt u tegelijkertijd uw brief aan iedereen op uw verkoopafdeling, opdat u niet wordt beschuldigd van vriendjespolitiek. Overweeg om uw verkoopmanagers of supervisors op de hoogte te stellen vóór de release van uw brief, met de vraag de informatie stil te houden tot uw formele aankondiging.