Hoe een MS Access rapport te genereren naar een Excel-bestand

Microsoft Access is de krachtige relationele database-applicatie die wordt geleverd met professionele en zakelijke versies van Microsoft Office. Talloze bedrijven over de hele wereld maken gebruik van Access-databases om interne inventaris, accounting en andere productiviteitsgerichte applicaties van stroom te voorzien. Op zichzelf is Access in staat om veel van de berekeningen uit te voeren die u van een Microsoft Excel-rekenbladtoepassing zou verwachten. Met zijn krachtige rapportfuncties kan Access ook dynamische, gegevensgestuurde rapporten maken op basis van een vrijwel onbeperkt aantal criteria of variabelen. Hoewel Access-rapporten uitstekende hulpmiddelen zijn voor interne zakelijke beslissingen, hebben externe accountants of auditors mogelijk geen toegang en kunnen ze geen rapporten van het programma bekijken. Vrijwel alle accountants, CPA's en auditors hebben Excel (of een Excel-compatibele toepassing) op hun computer geïnstalleerd, dus als u een niet-toegangsgebruiker een zichtbare en bewerkbare versie van een rapport in het databaseprogramma wilt bieden, je moet zijn gegevens exporteren naar een Excel-spreadsheet.

1.

Start Microsoft Access op uw computer. Klik op het tabblad "Bestand" en klik vervolgens op "Openen". Open de Access-database met het rapport dat u naar Excel wilt exporteren.

2.

Klik op het "navigatiedeelvenster" aan de linkerkant van het hoofddatabasevenster. Blader omlaag naar het gedeelte "Rapporten" onder aan het deelvenster All Access Objects.

3.

Dubbelklik op de naam van het rapport dat u naar Excel wilt exporteren. Access voert het rapport uit en geeft het rechts van het deelvenster All Access Objects weer.

4.

Klik op het tabblad "Externe gegevens" op de lintbalk. Klik op het pictogram "Excel" onder de koptekst van de hulpprogramma's voor rapportindelingen.

5.

Klik op de knop "Bladeren" in het venster "Exporteren - Excel-spreadsheet". Selecteer de map op uw pc waarin u de Excel-versie van het rapport wilt opslaan en klik vervolgens op 'Opslaan'.

6.

Klik op de vervolgkeuzepijl naast het label 'Bestandsindeling'. Klik op en selecteer de versie van Excel waarvoor u het geëxporteerde bestand wilt opmaken. De lijst bevat twee opties: "Excel 97 - Excel 2003-werkmap" en "Microsoft Excel 5.0 / 95", de standaardinstelling. In de meeste gevallen moet u de ingestelde waarde gewoon laten staan.

7.

Laat de optie "Gegevens exporteren met opmaak en lay-out" ingeschakeld tenzij u onbewerkte gegevens zonder kopteksten of lay-outopmaak wilt exporteren. Schakel de optie "Open het doelbestand nadat de exportbewerking is voltooid" in als u wilt dat het geëxporteerde bestand onmiddellijk wordt geopend in Excel nadat het conversieproces is voltooid. Anders laat u het vakje naast de optie uitgeschakeld.

8.

Schakel de optie "Alleen de geselecteerde records exporteren" in als u een rapport bekijkt dat alleen bepaalde records in de gegevensset weergeeft. Laat anders de optie leeg.

9.

Klik op de knop "OK". Na een paar seconden verschijnt het venster Save Export Steps op het scherm. Schakel de optie "Exportstappen opslaan" in als u in de toekomst dezelfde Excel-exportopties wilt gebruiken. Klik op de knop "Sluiten" om het venster "Exporteren - Excel-spreadsheet" te sluiten. Als u de optie "Open het doelbestand nadat de exportbewerking is voltooid" inschakelt, wordt Excel geopend en wordt het rapport in spreadsheetvorm weergegeven. Anders moet u het rapport openen in Excel met behulp van "Bestand | Open "-optie op de lintbalk.

Tip

• U hebt toegang tot uw opgeslagen exportinstellingen door op het pictogram "Opgeslagen exports" op het tabblad Externe gegevens van de lintbalk te klikken. Hiermee kunt u Access-rapporten sneller exporteren naar Excel met de door u geselecteerde opties.