Fax Vs. E-mailbeveiliging

Ondanks de opkomst van e-mail en bewegingen in de richting van het papierloze kantoor, blijft de fax een vaste waarde, met wereldwijd nog steeds meer dan 100 miljard faxen die wereldwijd worden verzonden, een cijfer van Davidson Consulting zoals gerapporteerd door Sagem-Interstar, een bedrijf voor IP-faxsoftware. Wat betreft het omringen van e-mailbeveiligingsproblemen zoals kwaadaardige code, phishing en wachtwoorddiefstal, kan het verzenden van gevoelige gegevens via fax een veiliger optie lijken, maar dit is mogelijk niet het geval.

E-mail

E-mail is het belangrijkste middel geworden om documenten elektronisch te verzenden. E-mail kan worden gebruikt om zowel tekst als afbeeldingen te verzenden, die in digitale vorm worden omgezet en via internet worden verzonden. Korte berichten kunnen in de hoofdtekst van de e-mail worden verzonden, terwijl grotere documenten als een bijgevoegd bestand kunnen worden verzonden. E-mail is snel en gemakkelijk, maar heeft bepaalde nadelen, zoals de kortstondigheid en het feit dat het niet juridisch bindend is.

Fax

Voordat e-mail algemeen werd, waren faxen het belangrijkste middel om snel documenten te verzenden tussen twee verre locaties. Bij het faxen worden afbeeldingen en tekst aan het ene uiteinde gelezen en opgesplitst in een verzameling van 1'en 0's. Deze binaire informatie wordt vervolgens via een telefoonnetwerk naar een ander faxapparaat verzonden, dat de gegevens decodeert en een kopie van de originele afbeelding afdrukt. Vrijwel alle faxmachines delen een enkel protocol, bekend als G3, dat hen instrueert hoe om te gaan met de beeldgegevens die tussen hen worden verzonden. Faxen zijn relatief snel en documenten die per fax worden verzonden hebben het voordeel dat ze bindend zijn voor juridische doeleinden. Faxen heeft het nadeel van gegevensverlies en faxapparaten hebben fysieke verbruiksartikelen zoals papier en toner nodig om te werken.

Beveiligingsproblemen met e-mail

E-mail is kwetsbaar voor onderschepping door niet-geautoriseerde ontvangers die een kopie per vergissing ontvangen of die opzettelijk toegang hebben tot de e-mailaccounts van anderen. Criminelen kunnen computersystemen infecteren met schadelijke software die wachtwoorden en aanmeldingsgegevens kan stelen of toegang tot het hele computersysteem kan toestaan, waardoor e-mails kunnen worden gelezen. E-mail kan ook worden gebruikt om malware te verzenden, die vervolgens de computersystemen van de ontvangers kan infecteren, waardoor beveiligingsproblemen en gegevensverlies kunnen optreden. E-mail kan worden gebruikt voor het verspreiden van commerciële berichten over spam, tijd en bronnen die het normale e-mailgebruik verstoren. E-mail kan worden gebruikt voor phishing - frauduleuze e-mails die afkomstig lijken te zijn van een bank of een andere legitieme afzender en die proberen de ontvanger te misleiden door gevoelige informatie, zoals beveiligde inloggegevens, op te geven.

Faxbeveiliging

Omdat alle faxen hetzelfde protocol gebruiken, kan een fax die vanaf één machine is verzonden, door een andere fax worden ontvangen en afgedrukt, ongeacht of deze bij de beoogde ontvanger hoort of niet. Aangezien faxinformatie via het telefoonnetwerk wordt verzonden, is het theoretisch mogelijk dat iemand met ongeautoriseerde toegang tot het netwerk de informatie kan onderscheppen. Omdat een fax een fysiek document is, kan deze in verkeerde handen vallen. Als het faxapparaat zich bijvoorbeeld in een gedeeld kantoor of een andere gemeenschappelijke ruimte bevindt, kunnen andere mensen naast de beoogde ontvanger de fax of een aantal pagina's verzamelen.

Algemene beveiliging

Hoewel e-mail een aantal beveiligingsproblemen met zich meebrengt, kunt u deze beperken door goede beveiligingspraktijken in te stellen, zoals wachtwoordbeveiliging, het gebruik van firewalls en anti-malware-software op computersystemen en ervoor te zorgen dat e-mails alleen naar de geadresseerde geadresseerden worden verzonden. Faxen zijn op sommige manieren minder veilig, maar zijn moeilijker om op afstand te targeten. Als de fax via internettelefonie wordt verzonden, is deze potentieel kwetsbaar voor vergelijkbare computerbeveiligingsrisico's als een e-mail. Goede faxbeveiliging houdt in dat de afzenders het juiste faxnummer hebben, ervoor zorgen dat gevoelige informatie niet naar een fax in een openbare ruimte wordt verzonden en ervoor zorgen dat alle pagina's worden ontvangen en gesorteerd voordat ze het faxapparaat verlaten.