De oorzaken die effectieve communicatie op de werkplek belemmeren

Effectieve communicatie houdt bedrijven bij elkaar, maar verloopt om vier hoofdredenen niet soepel. Het niet gebruiken van duidelijke, precieze taal maakt het moeilijk voor werknemers om te voldoen aan de verwachtingen van hun supervisor - een situatie die gecompliceerd is door de populariteit van e-mail- en sms-technologieën die berichten reduceren tot louter afkortingen. Bijkomende problemen ontstaan ​​wanneer het management oplossingen van zijn kant voorstelt, in plaats van te luisteren naar de zorgen van werknemers - waardoor het minder waarschijnlijk wordt dat effectieve communicatie plaatsvindt.

Afhankelijkheid van technologie

De snelheid waarmee bedrijven zich verplaatsen, heeft ook de neiging om communicatie te versnellen, waardoor de kans op verkeerde interpretatie groter wordt. Dit is waarschijnlijker bij het gebruik van taalkundige steno's zoals IMHO, LOL of OMG, welke woordenboeken nu als echte woorden herkennen, adviseert business coach Linda Finkle. De toenemende afhankelijkheid van technologieën zoals e-mail of sms'en zorgt ervoor dat deze problemen vaker voorkomen, met name voor Generation Xers en Yers die niet gewend zijn aan de nuances van een face-to-face gesprek.

Gebrek aan duidelijkheid

Het ontbreken van een duidelijke en precieze taal zorgt ervoor dat werknemers en supervisors op kruissituaties werken, volgens Richard Slagle, velddirecteur van de Texas Association of Counties. Deze situatie doet zich gewoonlijk voor wanneer de afzender uitdrukkingen, jargon of slang gebruikt die de ontvanger niet kent. Een van de meest voorkomende oorzaken is vaagheid in woorden of taal, zegt Slagle. Het instellen van specifieke tijdlijnen heeft de voorkeur boven het aanvragen van het uitvoeren van bepaalde taken, bijvoorbeeld 'zo snel mogelijk'. Het onderscheid is belangrijk, want taal kan precies zijn, maar nog steeds onduidelijk.

Top-down management

Toonaangevende bedrijven door moeilijke economische tijden is een van de moeilijkste oefeningen voor elk bedrijf. Het management vergist zich echter door van bovenaf kostenbesparende oplossingen op te leggen, stelde consultant Jon Katzenbach in een column voor het wereldwijde adviesbureau Booz & Company. Leidinggevenden huren vaak externe consultants in waarvan de methoden slecht worden begrepen, waardoor werknemers denken dat ze niet het volledige verhaal krijgen. Als managers druk uitoefenen op het personeel om de doelen te halen, wordt de communicatie afgebroken en ontstaat er een vijandige, haatdragende atmosfeer.

Onbedoelde berichten

Supervisors moeten even sterke luistervaardigheden ontwikkelen om geloofwaardigheid en vertrouwen op te bouwen bij hun werknemers. Het tonen van vooropgezette attitudes door lichaamstaal, gezichtsuitdrukking of vocale toon ontmoedigt werknemers om management te benaderen over zaken die hen aangaan, stelt Slagle. Dergelijk gedrag verzendt een onbedoeld bericht dat de mening van de ontvanger het niet waard is om gehoord te worden. Volgens Slagle doen effectieve supervisors een bewuste poging om deze impulsen onder controle te houden en tonen ze empathie door vragen te stellen. Alleen dan heeft het rapport nodig voor sterke communicatieontwikkeling.