Een voorbeeld van hoe een nieuwe procesverandering op de werkplek kan worden gecommuniceerd

Proces- en procedurele veranderingen zijn een veelvoorkomend onderdeel van het vernieuwen en reorganiseren van taken, doelen en initiatieven op de werkplek. Er zijn verschillende voorbeelden om een ​​nieuwe procesverandering op de werkplek te communiceren. In kleine bedrijven kunnen zelfs kleine procedurele wijzigingen grote gevolgen hebben voor de efficiëntie en productiviteit. Misschien belangrijker dan de daadwerkelijke procedurele en proceswijzigingen, is het vermogen om de wijzigingen aan alle werknemers te communiceren. Door de proceswijzigingen op de juiste manier te communiceren, blijven alle medewerkers op dezelfde pagina staan ​​en worden nieuwe bedrijfsdoelen en -initiatieven bereikt.

Leg de details uit

Identificeer de daadwerkelijke proceswijziging, de verwachte impact van de verandering en uw reden voor het initiëren van verandering. Maak een visie om medewerkers te helpen geïnteresseerd en betrokken te zijn bij de veranderingen die plaatsvinden. Als u bijvoorbeeld een nieuw softwareprogramma implementeert, wilt u weten wanneer de wijziging zal plaatsvinden en wat de voordelen zijn van het gebruik van het nieuwe programma voor het bedrijf, zoals lagere kosten. Markeer voordelen die werknemers ontvangen, zoals gebruiksgemak, om werknemers te helpen bij de verandering.

Identificeer wat behoeften veranderen

Overweeg de impact van de wijziging en houd rekening met de noodzaak om externe leveranciers en klanten op te nemen in het communicatieproces. Iemand weglaten uit het communicatieproces met betrekking tot een procedurele verandering op de werkplek kan schadelijk zijn voor relaties en productiviteit. In het geval van het introduceren van nieuwe software moet u alle werknemers op de hoogte brengen van de wijziging en overwegen leveranciers op te lichten over eventuele noodzakelijke stappen met betrekking tot het gebruik van het nieuwe programma in hun voordeel, zoals het volgen van bestellingen of verkopen.

Communicatiemethode

Kies goedkope massacommunicatie, zoals e-mail, voor kleine proceswijzigingen die weinig uitleg behoeven en weinig ruimte laten voor verwarring. Communiceer belangrijke procedurele wijzigingen, zoals die met betrekking tot de behandeling van klachten van klanten, op een meer intieme manier. Opties voor het communiceren van grote veranderingen zijn onder andere hosting-informatiesessies en het houden van team- of afdelingsvergaderingen. In het geval van de introductie van een nieuw softwareprogramma, kunt u de verandering communiceren met afdelingen of werknemers in kleine groepen, zodat u de discussie kunt aanpassen om uit te leggen hoe de goedkeuring van een nieuw softwareprogramma van invloed is op en voordelen heeft voor elke groep.

Behandel alle zorgen

Beantwoord vragen over de verandering waar nodig en maak duidelijk dat het helpen van werknemers en alle geïnteresseerde partijen om over te stappen naar het nieuwe proces een topprioriteit is. Maak training wanneer nodig. Als u bijvoorbeeld de overgang naar een nieuw softwareprogramma wilt aanpakken, overweeg dan om een ​​selecte groep werknemers te trainen om te dienen als trainers of mentoren. Dit biedt werknemers persoonlijke aandacht in een ondersteunende omgeving.