Hoe een zakenreisverslag te schrijven

Houd bij het schrijven van een rapport over uw zakenreis de indruk dat het een goede investering voor het bedrijf was om u te sturen. Dit zal managers helpen overtuigen dat toekomstige reizen ook goed besteed zullen zijn. Het maken van een rapport over uw reis naar een seminar, conferentie of handelsbeurs moet gericht zijn op het laten zien van een rendement op de investering van het bedrijf.

Formaat van een reisverslag

Tenzij u een lang, formeel rapport schrijft, sla dan de omslag- en inhoudspagina's en de samenvatting over. Gebruik een memo-indeling als het document slechts enkele pagina's lang is en gebruik een kop met de datum, het onderwerp van het rapport, uw naam en de persoon die deze ontvangt. Gebruik sectiekoppen om het rapport te organiseren, zoals Ritdoel, Overzicht, Voordelen, Kosten en Samenvatting.

Inleiding en overzicht

Start het rapport met een overzicht met feiten, maar biedt geen ondersteuning of details. Laat de lezer weten wat de reis was, waarom u werd gestuurd en de verwachte resultaten. U zou bijvoorbeeld kunnen schrijven dat u naar een handelsbeurs in Californië bent geweest om belangrijke klanten te ontmoeten, nieuwe te verwachten en de concurrentie te bekijken. Je zou kunnen schrijven dat je een bedrijfsworkshop hebt bijgewoond om nieuwe HR-praktijken te leren om je te helpen betere werknemers te werven, omzet te verminderen en een beter arbeidsvoorwaardenpakket te ontwikkelen.

De instantie van het rapport

Beschrijf wat er tijdens het evenement is gebeurd in termen van hoe of als je je doelen hebt bereikt om daarheen te gaan. Wees niet bang om je leidinggevende verwachtingen te vertellen die niet voldeden - als je dat niet doet, en hij vraagt ​​je later, zou het kunnen voorkomen dat je deze informatie opzettelijk uit het rapport hebt gehaald. Als u bijvoorbeeld naar een vakbeurs bent geweest en geen veelbelovende nieuwe klanten hebt ontmoet, heeft u mogelijk langdurige relaties opgebouwd met oude klanten en nieuwe informatie over concurrenten geleerd, wat zou kunnen leiden tot meer zakelijke of betere productideeën.

Geef specifieke voorbeelden van evenementen die relevant zijn voor uw doelen of wat er gebeurde waar uw bedrijf baat bij heeft. In plaats van een opsomming te geven van de persoonlijke voordelen die u van de reis kreeg, zoals het verbeteren van uw kennis van een specifieke software, bespreek hoe die voordelen het bedrijf zullen helpen, bijvoorbeeld door de behoefte van het bedrijf om externe leveranciers in te huren te verminderen nu u over deze vaardigheid beschikt.

Vat de hoogtepunten van de reis samen

Gebruik de samenvatting om de hoogtepunten van de reis samen te vatten, inclusief uw verwachte voordelen, ongeacht of u deze hebt behaald of andere, de totale kosten van de reis, elk verwacht financieel voordeel voor het bedrijf en uw aanbeveling voor de toekomst. Hoe specifieker u kunt zijn over de voordelen van uw reis, hoe eenvoudiger het is voor uw meerderen om een ​​rendement op hun investering te berekenen.

Voeg uw onkostendeclaratie toe

Overweeg om uw onkostendeclaratie aan het document toe te voegen in plaats van de details in het document op te nemen. Vermeld de totale kosten van de reis in uw document, maar sla gegevens op, zoals vliegtickets, accommodatie, maaltijden, tips, parkeren en andere reiskosten voor het onkostendeclaratie.