Hoe een brief met een zakelijk verzoek te schrijven

Als bedrijfseigenaar hebt u waarschijnlijk reden om veel verzoekbrieven te schrijven - van betalingsverzoeken tot verzoeken om aanvullende informatie. Zodra u een professionele en vriendelijke sjabloon voor dergelijke brieven hebt opgesteld, kunt u deze aanpassen aan uw toekomstige behoeften - en waardevolle tijd besparen.

1.

Schrijf uw verzoekbrief op kantoorbenodigdheden. Als u deze bron mist, typt u uw bedrijfsnaam bovenaan de pagina in 16- of 18-punts type. Kies een professioneel lettertype, zoals Arial, Verdana of Times New Roman. Centreer uw naam, titel en contactgegevens hieronder in een kleiner lettertype, zoals 14 punten.

2.

Gebruik een formele aanhef voor uw verzoekbrief, zoals "Geachte mevrouw" of "Geachte heer" Gebruik de achternaam van de ontvanger, maar niet de voornaam, aangezien deze overdreven vriendelijke aanhef de formele aard van uw verzoek in de weg staat.

3.

Open uw brief met een directe en beknopte verklaring waarin uw doel om te schrijven wordt samengevat. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Als nieuw lid van de Kamer van Koophandel Westland schrijf ik om de database van het lidmaatschap van 2012 aan te vragen die mij was beloofd toen ik vorige maand bij de groep kwam."

4.

Geef een korte uitleg voor uw verzoek als uw intentie niet expliciet duidelijk is en geef aanvullende informatie die de ontvanger nodig heeft om aan uw verzoek te voldoen. Vermeld uw telefoonnummer en de beste tijden van de dag om contact met u op te nemen als ze vragen heeft over uw verzoek.

5.

Maak het zo eenvoudig mogelijk voor de ontvanger om aan uw verzoek te voldoen. Neem een ​​gefrankeerde, zelf-geadresseerde envelop op zodat ze gratis informatie kan verzenden. Of bied aan om langs te komen en de informatie op te pikken die je nodig hebt. Een grotere gemaksfactor zou een snellere reactie moeten inspireren.

6.

Beëindig uw verzoekbrief op een beleefde en gracieuze toon. Bedank de ontvanger voor haar tijd en snelle aandacht voor uw verzoek.

7.

Proeflezen en uw brief bewerken voor de juiste spelling en grammatica. Het imago van uw bedrijf hangt af van hoe goed u uzelf presenteert; als je jezelf serieus neemt, zullen anderen dat waarschijnlijk ook doen.

Tip

• Bel de ontvanger als ze niet binnen vijf werkdagen op uw verzoekbrief heeft gereageerd.