Hoe schrijf ik een beleidsverklaring voor een bedrijf?

Bij het runnen van een klein bedrijf met werknemers is het noodzakelijk om beleid en procedures te hebben waar de werknemers zich aan kunnen houden. Een beleidsverklaring heeft meestal betrekking op uw verwachtingen voor gedrag van werknemers, of het nu gaat om werkgedrag of persoonlijk gedrag op de werkplek. Het opstellen en implementeren van een beleidsverklaring maakt uw verwachtingen over het gedrag van werknemers bekend door regels op te stellen waaraan iedereen in het bedrijf zich kan houden.

1.

Identificeer het gedrag of de situatie die moet worden aangepakt. Een beleidsverklaring kan betrekking hebben op een groot aantal gebieden, variërend van hoe u verwacht dat werknemers zich aanpassen aan een vakantiebeleid, dus kies het gebied dat u wilt dat uw beleidsverklaring behandelt voordat u begint met schrijven.

2.

Breng de werknemers bij elkaar die moeten worden betrokken bij het schrijven van het beleid. Doorgaans omvat dit u als bedrijfseigenaar en een personeelsmanager. Misschien wilt u ook een bedrijfsadvocaat inschakelen om ervoor te zorgen dat het beleid volgens de wet wordt opgesteld.

3.

Bepaal het doel en de inhoud van het beleid. Geef een overzicht van de belangrijkste punten die in het beleid moeten worden opgenomen op basis van de input van degenen met wie u het beleid schrijft; zorg ervoor dat het alle nodige punten dekt. Als u bijvoorbeeld een beleidsverklaring voor kledingvoorschriften schrijft, moet u de kledingvereisten voor zowel mannelijke als vrouwelijke werknemers schetsen en een lijst met geschikte en ongepaste kleding maken.

4.

Bepaal wie verantwoordelijk is voor het schrijven van het beleid. Vertrouw de geselecteerde persoon toe met de notities die in de vergadering zijn verzameld om hen te helpen bij het schrijven van een ruwe concept van het beleid. Het beleid moet een overzicht bevatten, het doel van het beleid, welke medewerkers het beleid beïnvloedt, wanneer het beleid van kracht wordt en de handhaving van het beleid.

5.

Bekijk de ruwe schets van de beleidsverklaring. Organiseer een tweede vergadering om het ruwe concept van de beleidsverklaring te bekijken. Eliciteer definitieve feedback en breng de nodige wijzigingen aan om het beleid te finaliseren.

6.

Verspreid het beleid aan werknemers. Voor sommige beleidsmaatregelen kunt u een speciale vergadering houden om het beleid te bekijken en een open discussie te voeren over waarom het beleid nodig is en om de hoofdpunten van de beleidsverklaring te behandelen. Tijdens deze vergadering kunt u ook eventuele vragen beantwoorden of punten verduidelijken met uw werknemers.

Tip

• Sommige beleidsverklaringen vereisen mogelijk bevestiging van de werknemer. Als het beleid bijvoorbeeld betrekking heeft op seksuele intimidatie, wilt u mogelijk dat werknemers een formulier ondertekenen waarin zij bevestigen dat zij het beleid hebben ontvangen om u te helpen in geval van juridische actie, aangezien seksuele intimidatie op de werkplek tegen de wet is.