Federale arbeidswetgeving inzake reistijd en onkosten

De Fair Labor Standards Act (FSLA) is de basis voor federale loon- en werkuurregels die worden afgedwongen door het ministerie van arbeid. Of reistijd als werktijd wordt beschouwd, is een vraag die geldt voor werknemers die per uur worden betaald, doorgaans werknemers zonder uitsluiting worden genoemd en die worden beschermd door de minimumloon- en overwerkvergoedingregels van de FSLA. Wat betreft de vergoeding van reiskosten, vereist de federale wet niet dat werkgevers werknemers vergoeden voor reiskosten, maar werkgevers doen dit over het algemeen.

Woon-werkverkeer versus werk-reistijd

Volgens de FSLA-regels moet een niet-betaalde werknemer worden betaald voor reizen tijdens de werktijd, maar niet voor tijdreizen naar en van het werk. Als de reis echter verplicht is vóór of na de normale werkuren, kan een deel van de tijd die u naar het kantoor brengt, worden vergoed als werktijd. Als u bijvoorbeeld wilt dat een werknemer naar een andere locatie op weg naar zijn werk reist om een ​​taak uit te voeren, zoals het kopen van kantoorbenodigdheden, vanaf het moment dat de werknemer bij de kantoorwinkel arriveert tot hij naar het kantoor reist, is compensabele werktijd .

Out of Town en Overnight Trips

Wanneer niet-uitbetaalde werknemers de stad uit gaan of 's nachts voor werkdoeleinden, is een deel van de reistijd meestal als werktijd te vergoeden. Als uw werknemer voor een vlucht naar een luchthaven moet reizen, wordt de reistijd van huis naar het vliegveld behandeld als reistijd; de tijd die u op de luchthaven doorbrengt en naar de bedrijfslocatie reist, is echter compensabele werktijd. Hetzelfde geldt wanneer de werknemer terug reist. In situaties waarin de reistijden van de vlucht de werknemer verplichten vóór en na de gebruikelijke werkuren te reizen, heeft zij het recht om te betalen voor alle reistijden tussen luchthavens en heeft zij mogelijk recht op overwerk, afhankelijk van het totale aantal compensabele reistijden.

Vergoeding voor reiskosten

De FSLA heeft geen regels met betrekking tot de verplichting van een werkgever om een ​​werknemer te vergoeden voor bedrijfsgerelateerde reiskosten. Geen federale wet vereist terugbetaling. Omdat IRS-regels werkgevers toestaan ​​om fiscale aftrekposten te nemen voor legitieme reiskosten voor werknemers, is het in de praktijk zinvol voor werkgevers om werknemers reiskosten te vergoeden.

De belangrijke kwesties op dit gebied hebben de neiging zich te concentreren op de vraag of de reiskosten een zakelijk doel hebben en of de uitgaven voldoende gedocumenteerd zijn. IRS-regels vereisen bijvoorbeeld dat alle aftrekposten voor zakelijke reiskosten van meer dan $ 75 worden gestaafd door een bon. De IRS heeft ook alternatieve regels die werkgevers toestaan ​​om een ​​dagloon tariefplan voor reiskosten te gebruiken.

Andere Overwegingen

Veel staten hebben arbeidswetgeving die werknemers meer rechten geeft dan federale arbeidswetgeving. Als uw bedrijf zich in een van deze staten bevindt, moet u de nationale arbeidswetgeving naleven.

Hoewel federale wetgeving bijvoorbeeld geen vergoeding van reiskosten van werknemers vereist, heeft de wet van Californië een dergelijke vereiste. California Labor Code sectie 2802 mandaten dat werkgevers werknemers voor alle noodzakelijke uitgaven en verliezen die werkgerelateerd zijn schadeloos stellen. Secties 13700 tot en met 13706 van de California Code of Regulations bieden een gedetailleerde lijst van uitgaven die onder de wet vallen, evenals bepalingen met betrekking tot het bijhouden van uitgaven voor uitgaven en de manier waarop terugbetaling moet plaatsvinden.