Hoe een ontvangstbewijs van betaling te schrijven

Een ontvangstbewijs van de betaling kan zo eenvoudig of ingewikkeld zijn als u wenst, zolang het aan uw behoeften voldoet, evenals aan de behoeften van uw klanten. Ontvangsten kunnen zo simpel zijn als een kassabon of zo ongedwongen als een notitie op een stuk papier. Als alternatief kunnen ze complex zijn, zoals een digitale spreadsheet met bestelnummers, geprogrammeerde uitbreidingsberekeningen en betalingsgeschiedenissen.

Wat op te nemen in een ontvangstbewijs van betaling

Elke betalingsontvangst moet de naam hebben van het bedrijf dat het heeft uitgegeven, de datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden, de gekochte artikelen en het bedrag dat in rekening is gebracht. Veel ontvangsten bevatten ook de naam van de klant, vooral als de bon een bestelling vertegenwoordigt die is ingevuld of als de koper en de verkoper bezig zijn met lopende zakelijke transacties met elkaar. Als de klant een bestelling heeft verzonden, moet het nummer van die bestelling ook op het ontvangstbewijs worden vermeld waarnaar de koper verwijst. Als de bestelling wordt afgeleverd, moet de bestelling het adres en de contactgegevens van de koper bevatten zodat het bezorgingsstuurprogramma kan gebruiken.

Andere informatie die moet worden opgenomen

Het is handig als een koper die voor een product of service heeft betaald, ook documentatie heeft over hoe die betaling is uitgevoerd. Een betalingsbewijs kan ook informatie bevatten over de betaling zelf - bijvoorbeeld of deze contant is gemaakt - of met een cheque of creditcard. Het is vooral belangrijk om contante betalingen op te merken omdat, in tegenstelling tot cheques en creditcardbetalingen, contante betalingen na het feit niet kunnen worden geverifieerd. Naast het vermelden van de betaalmethode, is het ook nuttig dat de klant een chequenummer of de laatste vier cijfers van de gebruikte creditcard opgeeft. Een betalingsbewijs kan ook de verkoopvoorwaarden bevatten, zoals of alle verkopen definitief zijn, of dat items binnen 30 dagen kunnen worden geruild, als de klant de bon heeft gepresenteerd.

Gebruik van betalingsontvangsten

Betalingsbewijzen zijn belangrijke belastingdocumenten en leveren een bewijs van de bedrijfskosten die u op uw belastingformulieren kwijt bent. Ze zijn ook handig voor management accounting en bieden de informatie die uw boekhouder nodig heeft om aankopen per categorie bij te houden, zodat u kunt evalueren of uw uitgaven in een bepaald gebied financieel duurzaam of consistent zijn van het ene jaar op het andere. Een betalingsbewijs is ook onmisbaar - als u een probleem hebt met het artikel dat u hebt gekocht. Het betalingsbewijs dient als aankoopbewijs, zodat u de goederen kunt ruilen of retourneren.

Populaire Berichten