Voorbeelden van vijf principes voor communicatie in het bedrijfsleven

De International Association of Business Communicators verwacht van haar leden dat zij een ethische code volgen die is gericht op drie hoofdprincipes: professionele communicatie is legaal, professionele communicatie is ethisch en professionele communicatie is in goede smaak. De groep moedigt leden aan te communiceren op manieren die culturele gevoeligheid weerspiegelen en die wederzijds respect en begrip bevorderen. Houd deze richtlijnen in gedachten terwijl u vijf communicatieprincipes in uw bedrijf implementeert.

Ken je publiek

Bepaal met wie u wilt communiceren en maak een lijst met de vragen die zij over uw onderwerp zullen hebben. Streef ernaar om die vragen in je communicatie te beantwoorden. U kunt vaak meerdere doelgroepen hebben die op verschillende manieren informatie over hetzelfde onderwerp moeten ontvangen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een productlijn lanceert, willen medewerkers wellicht weten hoe dit hun werklast en werkschema's beïnvloedt. Leveranciers zullen willen weten hoe dit uw leveringstermijnen en materiaalbehoeften zal veranderen. U wilt aan klanten de voordelen van het nieuwe product communiceren en hoe dit verschilt van vergelijkbare items die door uw concurrenten worden verkocht.

Vraag om invoer

Op zoek naar de meningen van anderen over uw zakelijke initiatieven kan steun voor uw plannen ontwikkelen. Hoewel uw werknemers niet de laatste keer bellen of een plan doorgaat, hebben medewerkers de neiging om beslissingen te ondersteunen waarin zij een rol hebben gespeeld. Het inwinnen van input van anderen kan fouten voorkomen die de geloofwaardigheid van uw bedrijf schaden. Als een medewerker bijvoorbeeld een direct mailstuk proefleest voordat het wordt afgedrukt, kunnen gênante fouten in het marketingmateriaal dat aan uw klanten is geleverd, worden voorkomen. Uw medewerkers kunnen ook suggesties hebben om de inhoud van het materiaal te verbeteren.

Houd presentaties eenvoudig

Als u presentatiesoftware gebruikt om verkooppraatjes, informatieve sessies of toespraken te geven, houd uw dia's dan eenvoudig. Maak geen opsommingstekens om elk punt dat u maakt te illustreren. Gebruik een afbeelding of een handvol woorden op elke dia om uw hoofdberichten te illustreren. Vermijd afleidingen door ongewone dia-overgangen of geluidseffecten achter te laten. Behoud het merk van uw bedrijf door dia's dezelfde uitstraling te geven als het briefhoofd of de website van uw bedrijf. Gebruik dezelfde kleuren, lettertypen en logo die u opneemt in uw andere marketingmaterialen.

Gebruik de tools van vandaag

Voorbij zijn de dagen dat zakelijke brieven, memo's en krantenadvertenties de belangrijkste manieren zijn om met klanten en werknemers te communiceren. Klanten verwachten dat bedrijven een regelmatig bijgewerkte website hebben met een professionele uitstraling en veel klanten zoeken het bedrijf ook op sociale netwerksites. E-mail biedt een directe manier om met werknemers te communiceren en videoconferenties kunnen u helpen communiceren met klanten en werknemers op andere sites terwijl reistijden en -uitgaven tot een minimum worden beperkt.

Wees geen vreemdeling

Medewerkers horen niet alleen van managers wanneer ze slecht nieuws of aanstaande wijzigingen te melden hebben. Bouw relaties op en vertrouw op werknemers door op de werkplek te lopen en informele gesprekken te voeren om meer over hen en hun werk te leren.