Richtlijnen voor het maken van vergadernotities

Het maken van goede notities is van het grootste belang voor het maximaliseren van de effectiviteit van een vergadering en helpt u belangrijke punten van de presentatie te onthouden. Microsoft legt uit: "Of u nu aantekeningen maakt met de hand, op een mobiel apparaat of op uw draagbare computer, met behulp van een georganiseerde strategie voor het maken van aantekeningen kunt u resultaten van uw vergaderingen verkrijgen." Uw methode voor het maken van notities is persoonlijke voorkeur, maar er moet rekening worden gehouden met het uiteindelijke doel en de bestemming van uw notities.

Gedeeld of privé

Als u alleen maar belangrijke punten van de vergadering voor persoonlijk gebruik later wilt onthouden, maakt u aantekeningen op elke manier of indeling die u kiest. EffectiveMeetings.com legt uit: "Als u niet vertrouwd bent met een beroep op uw pen en kladblok, probeer dan een taperecorder of, als u een snelle typist bent, neem een ​​laptop mee naar de vergadering." Als uw aantekeningen echter beschikbaar worden voor anderen, moet u zich houden aan strengere richtlijnen en stijlen om mogelijke verwarring te minimaliseren wanneer kiezers deze bekijken.

Stijl en formaat

Het formaat van uw notities moet een logische voortgang volgen, zodat anderen gemakkelijk de inhoud kunnen begrijpen en belangrijke informatie kunnen bewaren. Business-Conference-Call.net stelt voor een traditioneel schema te gebruiken: "Gebruik een alfanumeriek nummeringsysteem om te bewaren wat u hoort georganiseerd." Met een overzicht kunt u belangrijke details over verschillende onderwerpen toevoegen zonder verwarrende pijlen, sterretjes of andere tekens. Dit is vooral belangrijk als de presentatie terugkeert naar een eerder voltooid onderwerp.

Relevante notaties

Om de kwaliteit van uw notities te verbeteren, concentreert u zich alleen op de belangrijke aspecten van de vergadering of presentatie. Business-Conference-Call.net raadt aan: "Documenteer alle belangrijke items die u op een later tijdstip moet onthouden of ophalen, maar bewaar wat u echt schrijft of typ het kort." Vermijd punten die gezond verstand zijn of waarvan u zich al bewust bent. EffectiveMeetings.com suggereert dat je niet probeert om woordjes letterlijk te nemen, maar in plaats daarvan te focussen op de punten die gemaakt worden, in plaats van de woordenstroom gebruikt door de presentator.

Toekomstig gebruik

Onderzoek na de vergadering uw aantekeningen en voeg relevante informatie of details toe die u eerder hebt gemist of weggelaten. Gaebler.com raadt aan dit zo snel mogelijk te doen, terwijl de vergadering of presentatie nog vers in je geheugen ligt. Als u aantekeningen maakt met een pen en papier, zorgt het overschrijven ervan naar een digitaal formaat ervoor dat ze niet verloren gaan of vernietigd worden, omdat het bestand op de harde schijf van uw computer kan worden opgeslagen, naar een bedrijfsserver kan worden geüpload, per e-mail kan worden verzonden naar collega's of opgeslagen op een USB-stick.