Wat is de meest efficiënte manier om een ​​grootboeknummer toe te kennen?

Boekhouding is een systeem van administratie voor de activa, verplichtingen, verkopen en uitgaven. Het grootboek is waar alle rekeningen worden geregistreerd en het nummeringssysteem dat ten grondslag ligt aan het grootboek wordt het rekeningschema genoemd. Hoewel sommige kleine bedrijven slechts een eenvoudig systeem nodig hebben om te starten, worden de meest effectieve grootboeken gecreëerd met groei in het achterhoofd. Dat wil zeggen, het grootboek moet een bedrijf toelaten uit te groeien naar een complexere boekhoudstructuur zonder het oorspronkelijke rekeningschema te wijzigen.

Vereiste accounts toewijzen

Voordat u accounts toewijst, is het belangrijk op te merken dat verschillende accounts moeten worden gescheiden door de Internal Revenue Service, zoals entertainment, advertenties en reizen. U kunt ook verkopers een afzonderlijk account toewijzen om het gemakkelijk te maken om de activiteit in elk account bij te houden.

Account volgorde

Balansrekeningen worden meestal toegewezen door liquiditeit. Zo worden bijvoorbeeld vlottende activa zoals voorraad vermeld vóór vaste activa zoals materiële vaste activa. Inkomsten- en onkostendeclaraties volgen de items die het meest met bedrijfsactiviteiten te maken hebben, waarbij aan het einde van het jaar opbrengsten en de kosten van verkochte goederen bovenaan de lijst en belastingen en rentelasten worden toegewezen.

Denk vooruit

Financiële analyse is afhankelijk van historische vergelijkingen. Als accounts worden opgesplitst in kleinere accounts, kan het proces van vergelijking uitdagender zijn naarmate het bedrijf groeit. Als u bijvoorbeeld een aparte onkostenrekening wilt scheiden in reizen, eten, entertainment en geschenken, is het moeilijk om de accountgeschiedenis bij te houden, tenzij het grootboek een vooraf gedefinieerde hiërarchie volgt.

Volg een vooraf gedefinieerde hiërarchie

Bepaalde sectoren hebben vooraf gedefinieerde standaarden voor het grootboek, terwijl andere een generiek rekeningschema volgen. Hoe meer u uw accounts in een vroeg stadium kunt groeperen, des te gemakkelijker het is om accounts toe te wijzen naarmate het bedrijf groeit. Het volgende rekeningschema is bijvoorbeeld een generieke groepering:

0 - 999: overige inkomsten (bijvoorbeeld rentebaten) 1000 - 1999: omzetrekeningen 2000 - 2999: passiva 3000 - 3999: aandelenrekeningen 4000 - 4999: activarekeningen 5000 - 5999: kosten van verkochte goederen 6000 - 6999: kosten rekeningen 7000 - 7999: overige kosten