Hoe schrijf je een memo die het moreel verhoogt als het om veiligheid gaat

Het schrijven van een memo over veiligheidsrisico's zal niet de vrolijkste actie worden in welke manager dag dan ook, gedeeltelijk omdat het een kwestie kan behandelen die bezorgdheid bij de werknemers veroorzaakt. Een communicatie over veiligheid kan echter ook dienen als een moreel stimulerende actie. Door duidelijk kennis van het probleem te tonen, kunt u iedereen geruststellen dat u er effectief mee te maken hebt.

Detail je publiek

Een memo begint met een verklaring van wie het van toepassing is. Hoewel het publiek op de regel 'Aan:' in de geest van de schrijver duidelijk kan zijn, weet de ontvanger mogelijk niet of hij als individu wordt getarget, als de melding alleen op zijn groep van toepassing is of als het een bedrijfsbrede melding is. Hoewel sommige veiligheidsmededelingen een breed netwerk uitzenden, moeten andere veiligheidsvoorschriften nauw worden afgestemd op toepasselijke groepen om onnodige bezorgdheid bij werknemers die niet worden beïnvloed, te voorkomen. Volg het adres met een "Van" -regel, identificeer jezelf als de auteur van de memo en vat in een paar woorden de focus van het memo in de "Onderwerp" -regel samen.

Wees duidelijk

Memo's zijn ontworpen om kort te zijn, dus dans niet rond het onderwerp waarover u schrijft. Communiceer uw zorgen duidelijk en beknopt. Laat iedereen weten wat het probleem is en waarom het een aandachtspunt is. Of het nu gaat om de gezondheid van werknemers of klanten of een grotere wettelijke aansprakelijkheid, het communiceren van de ernst van het probleem vermijdt de morele verpletterende onzekerheid die gepaard zou kunnen gaan met een memo die geen expertise overbrengt.

Biedt oplossingen

Vertel medewerkers hoe u het probleem wilt oplossen. Dit is misschien wel het meest kritieke gebied voor het behoud van het moreel van de werknemers, omdat het hen laat weten waarom ze er zeker van moeten zijn dat ze in staat zijn om de veiligheidszorg aan te pakken. Wees zo transparant mogelijk over geplande of aan de gang zijnde stappen om de risico's voor werknemers en klanten te beperken, en over de vraag wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het plan. Door werknemers te laten weten dat u het probleem begrijpt en ervoor zorgt, kunt u garanderen dat ze veilig blijven werken.

Werknemers betrekken

Het moreel van uw werknemers kan worden gestimuleerd als ze weten wat er van hen wordt verwacht. Als het veiligheidsprobleem betrekking heeft op ongeautoriseerde toegang tot de werkplek, bijvoorbeeld, leg dan uit welke stappen ze moeten nemen in geval van een inbraak. Als het doel het handhaven van een veilige gedeelde werkruimte is, vraag hen dan om ervoor te zorgen dat gevaarlijke objecten aan het begin en aan het einde van hun dienst worden opgeborgen. Door hen te laten weten wat ze kunnen doen, kunnen ze een positieve rol spelen.

Geef contactgegevens op

In de memo moet worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor het bewaken van het veiligheidsprobleem en waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Een contactpunt plaatst iemand met autoriteit de leiding en geeft hen een plek om naartoe te gaan als er onzekerheden blijven bestaan. Dit voorkomt dat de geruchtenmolen ook het antwoordcentrum wordt. Weten met wie we moeten praten wanneer veiligheidskwesties zich voordoen, maakt het mogelijk dat situaties waarin verdeeldheid heerst snel worden aangepakt, zodat ze geen last van het moreel worden.