Een memo schrijven over een ontslagen werknemer

Werkgevers die het afvuurproces vrezen, kunnen opgelucht ademhalen nadat de beëindigde werknemer vertrekt; maar de klus is nog niet klaar. Nadat de ontslagen werknemer het pand heeft verlaten, schrijft u een korte memo aan mensen die het vertrek moeten weten. Dit kunnen beveiligingsmedewerkers, managers, medewerkers van de ontslagen werknemersafdeling en mensen zijn die regelmatig contact hebben gehad met de ontslagen werknemer.

Tip

• Aankondiging van het ontslag van een werknemer vereist tact. Uw aankondiging moet duidelijk en to the point zijn en tegelijkertijd de privacy en de waardigheid van de voormalige werknemer beschermen. Uw aankondiging kan werknemers ook aanmoedigen om te overwegen om zich kandidaat te stellen voor de functie die nu open is.

Het is duidelijk dat de staat beëindigd is

Schrijf een zin die eenvoudig en duidelijk vermeldt dat de genoemde werknemer is beëindigd. Een andere manier om het uit te drukken, is dat het bedrijf en de voormalige werknemer zich van elkaar scheiden. U hoeft geen reden voor de beëindiging op te geven en moet in feite voorkomen dat u een reden opgeeft die tegen u kan worden gepleegd of tot slechte wilskracht kan leiden.

Voeg een zin of zinsdeel toe als de beëindiging effectief is. Hierdoor weten medewerkers dat ze de persoon die zich op het terrein bevindt na de ingangsdatum niet meer mogen zien.

Wens de werknemer goed

Schrijf een zin die uw beste wensen voor deze ontslagen werknemer in de toekomst uitdrukt. Dit helpt om een ​​positieve toon in de memo te behouden en erkent het feit dat de medewerker een bijdrage heeft geleverd aan uw bedrijf en waarschijnlijk vrienden binnen het bedrijf heeft die om zijn toekomst geven.

Voorbeeld:

We waarderen het werk dat John heeft gedaan voor ons bedrijf en we wensen hem het beste in zijn toekomstige inspanningen.

Verklaar de komende werklast

Een van de belangrijkste vragen die uw overgebleven werknemers zullen hebben, is of ze extra werk zullen moeten doen vanwege de afwezigheid van de ontslagen werknemer. Vermeld in de memo wie het werk van de ontslagen werknemer zal uitvoeren in de toekomst.

Voorbeeld:

Vanaf morgen hebben we een tijdelijke medewerker in deze functie. Tot die tijd richt je alle urgente taken of vragen aan Mary Smith.

Uitnodiging aan huidige werknemers werven

In het laatste deel van de memo hebt u de mogelijkheid om uw werknemers uit te nodigen om u te helpen de open positie in te vullen. Schrijf twee of drie zinnen die beschrijven welke kwalificaties de ideale kandidaat zou moeten hebben, wat uw tijdlijn is om de positie te vullen en wie de persoon is voor het verzamelen van cv's. Zorg ervoor dat u vermeldt of u mogelijk intern wilt promoveren voordat u aan een externe zoekopdracht begint. Dit geeft een positieve afsluiting van de notitie en helpt de ontvangers om naar de toekomst te kijken in plaats van te blijven stilstaan ​​bij de medewerker die u hebt moeten ontslaan.

Voorbeeld:

We beginnen een zoektocht naar iemand om John te vervangen in zijn rol als communicatiemanager. Deze functie vereist een bachelor in communicatie, marketing of een gerelateerd vakgebied, samen met minstens vijf jaar ervaring in een public relations- of marketingrol. Als u geïnteresseerd bent in deze functie, kunt u contact opnemen met uw supervisor, die namens u contact opneemt met HR.